Yurt dışı talep yönetimi: ekip, rol ve rapor

Yurt dışındaki alıcı ya da mülk sahibi farklı saat diliminde, farklı bir kanaldan ve çoğu zaman ilanı görmeden yazıyor. Ofis kapandıktan sonra gelen mesaja ertesi sabah dönen biri, birkaç ilana birden yazan kişiyi kaybedebilir (bizim yorumumuz). Yurt dışında yaklaşık 7,5 milyon Türk vatandaşı yaşıyor (Serim, Mayıs 2024; BirGün); bu kitlenin ofise ne kadar talep getireceği ise ölçülmüş bir veri değil, ofisin kendi kaydıyla görülecek bir şey.

Avrupa, Türkiye'den birkaç saat geride. Bu, yurt dışındaki kişinin işten çıkıp yazdığı saatin Türkiye'de akşam olması demek. İki çözüm düşünülebilir. Biri nöbet: haftanın belli akşamlarında bir kişi mesajlara bakar. Öteki yanıt şablonu: ofis kapalıyken gelen talebe, ne zaman dönüleceğini söyleyen kısa bir geri dönüş. Hangisi ofise uyar, ilk dönemin verisi gösterir. Her ikisi de bizim önerimizdir. Doğrulanmış bir eşik süre vermiyoruz.

Bir tablo ve disiplin yeter; herhangi bir emlak yazılımıyla da yürür. Önemli olan her talebin kaynağıyla ve ilgili ilanla birlikte kaydedilmesi, haftalık tablonun da aynı kayıttan çıkarılmasıdır. Her satırda talebin geldiği tarih ve saat, kaynak, talep edenin türü (alıcı ya da mülk sahibi), ilgili ilan, ilk yanıt tarihi, durum ve sonraki adım yer alabilir. Alan sayısı az tutulur; doldurması uzun süren tablo doldurulmaz.

Varsayımsal bir örnek: Avrupa'da yaşayan biri, çalışma saatinden sonra, Türkiye'de akşam olduğunda bir ilan hakkında soru yazıyor. Önerdiğimiz akış şöyle:

1. Mesaj kayda yazılır: tarih, saat, kaynak ve ilgili ilan.
2. Talep karşılama sorumlusu mesajı görür; nöbet düzeniyle aynı akşam ya da ertesi sabah ilk iş olarak.
3. Yanıt şablonu ya da kişisel yanıt gider: teşekkür, sorunun cevabı ya da ne zaman dönüleceği.
4. Cevap bekleyen talep "bekleyen" listesine girer; haftalık tabloda gecikme olarak görünür.
5. Görüşme ayarlanırsa saat farkı gözetilir ve video tur ya da görüntülü gösterim planlanır.

• Herkesin gördüğü ama kimsenin sahiplenmediği ortak bir gelen kutusu. Sahipsizlik, ilgisizlikten daha sık talep kaybettirir.
• Kaynak etiketini sonradan girmek. Hafta sonunda hatırlanarak girilen etiket güvenilmezdir.
• Yanıtı tek bir kişiye bağlayıp yedek belirlememek. O kişi izne çıktığında kanal durur.
• Saat farkını yok saymak ve ertesi sabaha kadar hiç yanıt vermemek.
• Raporu okunmayacak kadar uzun tutmak.

Geri dönüş sözlerini ve randevuları kaydetmek için RE-OS'un Görev, Ajanda ve Takvim özelliği, görev, randevu ve görüşme kaydı açıldığını, kayda bir müşteri ve bir portföy bağlanabildiğini anlatıyor. Bu genel amaçlı bir kayıt aracıdır; yurt dışı talebe özgü bir ayar olduğunu söylemiyoruz.