Son güncelleme:
Birçok emlak ofisinin kayıt düzeni yıllar içinde büyümüş bir Excel tablosuna dayanır. Portföy listesi bir dosyada, müşteri listesi başka bir dosyada, kapanan işler üçüncü bir dosyada durur. Tablo, kurulduğu gün mükemmel bir çözümdür; ancak kayıt sayısı ve kullanıcı sayısı arttıkça sürüm karışıklığı, silinen satırlar ve kimin neyi değiştirdiğinin bilinmemesi gibi sorunlar doğar. Bir CRM'e geçmek bu sorunları çözebilir, fakat geçişin kendisi iyi planlanmazsa yeni sisteme eski dağınıklık da taşınır. Hedef sistem RE-OS (reos) de olsa başka biri de, Excel'den veri taşımayı küçük bir proje gibi planlamak gerekir.
Aşağıda işi altı adıma ayırdık: neyin taşınacağına karar vermek, veriyi temizlemek, alanları eşlemek, küçük bir pilot yapmak, sonucu doğrulamak ve kesme tarihini duyurmak. Daha genel bir çerçeve isterseniz CRM veri taşıma adımları rehberi de işinize yarar.
Her satırı taşımak zorunda değilsiniz. Beş yıl önce kapanmış bir işin bütün ayrıntısını yeni sisteme girmek çoğu zaman boşa emektir. Kayıtları üç gruba ayırmak işi kolaylaştırır:
Müşteri bilgisi kişisel veridir. Ne kadar süre saklanacağını ve hangi hukuki dayanakla işlendiğini güncel mevzuattan, resmî kaynaktan doğrulayın. Temizliği tablonun bir kopyasında yapın; asıl dosya, reos'a geçiş bitene kadar olduğu gibi kalsın.
Bu adım sıkıcıdır, ama geçişin kalitesini en çok o belirler. Aktarımdan önce tabloda şunlara bakın:
Temizlediğiniz kopyanın adına tarih ekleyin. İkinci bir düzeltme turu gerektiğinde hangi dosyanın son hal olduğunu kimse tartışmaz.
Tablodaki her sütunun yeni sistemde bir karşılığı olmalı. Bunun için küçük bir eşleme tablosu hazırlayın: solda eski sütun adı, ortada yeni alan, sağda dönüşüm notu. Bazı sütunlar birebir eşleşir, bazıları ikiye bölünür. Bazılarının karşılığı yoktur ve not alanına gider. Bunlar için bilerek karar verin: taşınsın mı, kalsın mı?
Eşlemede en çok sorun çıkaran alanlar genellikle müşteri türü, kaynak, mülk türü ve işlem tipidir. Bu alanlar çoğu sistemde sabit seçeneklerden oluşur; tabloda "daire", "apartman dairesi", "konut" diye serbest yazılmış değerleri bu seçeneklere indirmeniz gerekir. Toplu aktarım için hangi yolların açık olduğunu reos satış ya da destek ekibine yazılı olarak sorun.
Her şeyi tek seferde aktarmayın. Yirmi otuz satırlık bir örnek, hataları zarar vermeden yakalamaya yeter. Pilottan sonra şunlara bakın: Türkçe karakterler doğru görünüyor mu, fiyat ve tarihler doğru okunmuş mu, tekrar eden kayıt oluşmuş mu, müşteri ile talep ve portföy arasındaki bağ korunmuş mu? Eşleme tablosunda düzeltme gerekiyorsa şimdi yapın. Bütün liste aktarıldıktan sonra aynı düzeltme çok daha zahmetlidir.
Aktarım seçeneklerinin biçimi ve sınırları üründen ürüne değişir. RE-OS'ta hangi yolların kullanılabildiğini başka yazılımdan geçiş sayfasında ve destek ekibiyle netleştirin. Telefon rehberinden müşteri aktarımı ya da tekrar eden müşteri kontrolü gibi başlıkların hangi platformda geçerli olduğunu da özellik açıklamalarından teyit edin.
Ekranda "yüklendi" yazması işin bittiği anlamına gelmez. Kendi kontrolünüzü yapın:
Bu kontrolü iki kişiyle yapın. Biri tablodan okur, öbürü sistemde arar; tek kişinin gözünden kaçan satırlar böyle yakalanır.
Geçişin en riskli dönemi, iki sistemin aynı anda yürüdüğü dönemdir. Bir tarih seçip ekibe duyurun: o günden sonra yeni kayıt yalnızca CRM'e girilir, eski tablo salt okunur olur. Hafta başı ve işlerin görece sakin olduğu bir dönem iyi bir seçimdir. İlk iki hafta "şunu nerede bulacağım?" soruları çok gelir, bu normaldir. Kısa bir eğitim ve soruları toplayan bir sorumlu kişi geçişi rahatlatır. Kurulum haftasını planlamak için kurulum haftası rehberinden yararlanabilirsiniz.
Üç danışmanlı bir ofis düşünelim. Portföyler bir dosyada, müşteriler başka bir dosyada duruyor. Ofis sahibi önce canlı kayıtları işaretliyor, kapanmış işleri ayrı bir klasöre alıyor. Danışmanlardan biri bir akşam bir saat ayırıp telefon numaralarını tek biçime getiriyor. Eşleme tablosu hazır olunca otuz satırlık pilot yapılıyor ve ilk sürpriz çıkıyor: fiyat sütununda nokta ile virgül karıştığı için bazı fiyatlar yanlış okunmuş. Düzeltme yapılıyor, canlı kayıtların hepsi reos'a aktarılıyor ve iki kişi on kayıtlık kontrolü bitiriyor. Kesme tarihi bir Pazartesi duyuruluyor. İlk iki hafta ofis, her akşam beş dakika "bugün tabloya yazılıp sisteme girilmeyen bir şey kaldı mı?" diye bakıyor. İkinci haftanın sonunda tablo salt okunur hale geliyor.
En sık görülen hata, temizlik yapmadan aktarmaktır. Yanlış veri yeni bir sisteme girince daha güvenilir görünür ve hatayı fark etmek zorlaşır. İkinci hata eski tabloyu silmektir; en az birkaç ay arşiv olarak saklayın. Ekip eğitimini geçişten sonraya bırakmak da sık yapılır. Bir de her şeyi bir ayda bitirme telaşı var: önce aktif kayıtları taşıyıp arşivi sonraya bırakmak daha sağlıklıdır. Daha geniş bir yol haritası için tablodan yazılıma geçiş planı rehberine bakın. RE-OS'ta kayıt tarafını portföy yönetimi sayfasından inceleyebilirsiniz. Kesme tarihinden sonra hem reos'u hem eski tabloyu güncellemeye devam ederseniz, hangi kaydın doğru olduğu kısa sürede belirsizleşir.
Veri taşındığında işin yarısı biter. Diğer yarısı, yeni düzenin oturmasıdır. İlk ay iki şeye bakın: yeni kayıtlar gecikmeden sisteme giriyor mu, ekip eski tabloya ne sıklıkla dönüyor? Tabloya dönen biri varsa nedenini sorun. Çoğu zaman karşınıza eksik bir alan, alışılmamış bir ekran ya da yarım kalmış bir eğitim çıkar. Bulduğunuz her eksiği eşleme tablosuna ve ekip notlarına yazın; arşivi taşırken aynı hataya düşmezsiniz.
Geçişte en çok zaman temizliğe gider, en çok hata da temizlik atlandığında çıkar. Başlamak için tablonun bir kopyasını alıp canlı kayıtları işaretleyin; kalan adımlar bunun üzerine oturur.
reos, RE-OS'un tiresiz yazılışıdır; emlak ofislerinin portföy, müşteri ve talep kayıtlarını tuttuğu ofis sisteminin adıdır. Excel'den geçerken veriyi nasıl hazırlayacağınızı bu yazıdaki altı adım anlatıyor.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Kayıt sayısına ve tablonun ne kadar temiz olduğuna bağlıdır. Çoğu ofiste temizlik aktarımdan uzun sürer, planı buna göre yapın.
Hayır, salt okunur bir arşiv olarak saklayın. Ne kadar süre tutmanız gerektiğini güncel mevzuattan kontrol edin.
Bu, ürüne ve dosya biçimine göre değişir. Satış ya da destek ekibinden yazılı teyit alın.
Yedek aldıysanız ve önce pilot yaptıysanız kayıp riski düşüktür. Yedeksiz aktarım yapmayın.
Sonraki adım: RE-OS Portföy Yönetimi
Konu kümesi: Emlak CRM seçimi ve karşılaştırma
CRM, Customer Relationship Management ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede müşteri ilişkileri yönetimi diye karşılanır.
Emlak CRM karşılaştırması aramak, çoğu zaman hazır bir "sıralama listesi" aramaktır.
Bir CRM demosuna girmek, çoğu zaman sunum izlemek anlamına gelir: temiz ekranlar, hazırlanmış örnek veriler, kusursuz akışlar.
Birçok emlak ofisinin kayıt düzeni yıllar içinde büyümüş bir Excel tablosuna dayanır. Portföy listesi bir dosyada, müşteri listesi başka bir dosyada, kapanan işler üçüncü bir dosyada durur. Tablo, kurulduğu gün mükemmel bir çözümdür; ancak kayıt sayısı ve kullanıcı sayısı arttıkça sürüm karışıklığı, silinen satırlar ve kimin neyi değiştirdiğinin bilinmemesi gibi sorunlar doğar. Bir CRM'e geçmek bu sorunları çözebilir, fakat geçişin kendisi iyi planlanmazsa yeni sisteme eski dağınıklık da taşınır. Hedef sistem RE-OS (reos) de olsa başka biri de, Excel'den veri taşımayı küçük bir proje gibi planlamak gerekir.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
