Son güncelleme:
Ofisin elinde yıllardır büyüyen bir portföy listesi varsa, kayıtları yeni sisteme taşımak ayrı bir iş olarak planlanmalıdır. Liste kısa ise kayıtları tek tek girmek çoğu zaman en sakin yoldur. Liste uzunsa hazırlık, taşımanın kendisinden daha çok zaman alır; bu yüzden işin çoğu tabloda, taşımadan önce yapılır.
Bu rehber, taşıma öncesinde ve sonrasında ofisin kendi tarafında yapacağı işleri anlatır: neyin taşınacağına karar vermek, tabloyu düzenlemek, yinelenen kayıtları ayıklamak, fotoğraf ve belgeleri hazırlamak, küçük bir deneme yapmak ve sonucu kontrol etmek.
Tablodaki her satırı yeni sisteme almak zorunda değilsiniz. Satırları üç gruba ayırmak işi kolaylaştırır:
Bu ayrımı yazıya geçirin. Aylar sonra bir portföyün neden sistemde olmadığı sorulduğunda, cevap yazılı kararda durur.
İnsan gözüne düzenli görünen bir tablo, kayıt girişi için düzenli olmayabilir. Taşıma sırasında okuyacağınız şey tablodur; görünüm değil. Şu noktalara bakın:
Düzenlemeden önce dosyanın bir kopyasını ayrı kaydedin ve değişiklikleri kopya üzerinde yapın. Orijinal tablo, taşıma sorunlu çıkarsa geri dönülecek tek güvenli kaynaktır.
Portföy tablolarında yinelenme çoğunlukla ofisin yapısından gelir: aynı daireyi iki danışman kendi listesine yazmıştır, bir mülk önce kiralık sonra satılık olarak yeniden girilmiştir ya da fiyat güncellenirken eski satır silinmemiştir. Bu kayıtlar sisteme girerse aynı portföy birden çok kez görünür ve hangisinin güncel olduğu karışır.
Yinelenen kayıt sorununun ofiste kalıcı olmaması için güncel olmayan portföy temizliği rehberindeki düzen sonradan da kullanılabilir.
Tablo, portföyün metin ve sayı bilgilerini taşır. Fotoğraf ve belgeler ise tablonun içinde durmaz; her portföyün kaydına ayrıca eklenir. Bu yüzden fotoğrafları hücrelere yapıştırmak dosyayı ağırlaştırır ve işe yaramaz.
Kayıtları girmeye başlamadan görsel ve belge tarafını hazırlayın: her portföyün fotoğraflarını portföye göre adlandırılmış bir klasörde toplayın, belgeleri (örneğin yetki belgesi ve mülkiyet evrakı) ayrı bir klasörde tutun ve her klasöre tablodaki satırla eşleşecek kısa bir ad verin. Kayıtlara önce satılabilir durumdaki portföylerden başlayarak ekleyin.
Fotoğraf kalitesi ve açıklama düzeni için ilan kalitesi kontrol listesine, belgelerin ofis içindeki yeri için belge arşivi düzeni rehberine bakılabilir.
Listenin tamamına geçmeden önce on kadar satırlık bir bölümü ayırın ve onunla başlayın. Bu bölüme kolay satırların yanında zor örnekleri de koyun: uzun açıklaması olan, Türkçe karakter içeren, fiyatı büyük olan, bazı alanları boş bırakılmış portföyler.
Denemeden sonra portföy listesini açıp kayıtların doğru alanlara oturduğuna bakın. Bir sorun görürseniz tablodaki kuralı düzeltin ve denemeyi tekrarlayın; sorunu sistemde tek tek elle onarmak yerine kaynağı düzeltmek hem daha hızlıdır hem de bir sonraki turda tekrarlanmaz. Deneme kayıtlarını canlı kayıtların arasında bırakmayın.
Taşıma bitti diye eski tabloyu bırakmayın. Aşağıdaki kontroller ofisin kendi tarafında yapılır ve çoğu için bir kişinin bir oturumu yeter:
Kontroller tamamlanmadan eski tabloyu silmeyin; salt okunur bırakıp üzerine geçiş gününü yazın. Geçişin genel çerçevesi için tablodan yazılıma geçiş planı rehberine bakılabilir.
Mal sahibi bilgisi içeren dosyaların saklanması ve paylaşılması hukuki sorular doğurabilir. Bu rehber hukuki görüş değildir; kişisel verilerle ilgili sorular için hukuk danışmanınıza başvurun.
RE-OS'ta portföy, tipi seçilerek kaydedilir: konut, ticari ya da arsa. Belge, fotoğraf, video, sanal tur ve kat planı gibi içerikler kayda eklenir. Ayrıntı: portföy yönetimi. Telefon uygulamasındaki Hızlı Portföy ise sahadayken kısa bilgilerle taslak ilan açar; fiyat, açıklama ve fotoğrafı ayrı kısa ekranlardan günceller. Fotoğraflar telefondaysa web panelde ilanın fotoğraf sayfasındaki kodu telefondan okutarak yükleyebilirsiniz. Taslağın yayına alınması için ilan detayından en az bir fotoğraf eklenmelidir.
Müşteri listesi için ayrı bir yol vardır: web panelde müşteri listesinin işlemler menüsünde Excel'den aktarma seçeneği bulunur; bazı roller için bu seçenek görünmez. Dosya xlsx ya da xls olmalı ve ilk satır başlık satırı olarak okunur. Her müşteri satırında ad, soyad ve cep telefonu bulunmalıdır; telefon biçimi geçersiz olan satır alınmaz. Aynı ad ve telefonla kayıtlı bir müşteri tekrar eklenmez. Alınmayan satırlar, her biri için nedeni belirten bir açıklamayla ayrı bir Excel dosyası olarak indirilir; böylece düzeltip yeniden yükleyebilirsiniz.
Portföy kayıtlarının tablodan toplu taşınması için bu rehber bir yol vaat etmez. Paketinizde bunun hangi yolla ve hangi rollerle yapıldığını kayıt öncesinde satış ekibiyle netleştirin. Hazırlık adımlarının tamamı, kayıtları elle de girseniz başka bir yolla da taşısanız aynen geçerlidir.
Bu rehber portföy için dosyadan toplu yükleme sözü vermez. RE-OS'ta portföy, portföy yönetiminden tipi seçilerek kaydedilir ya da telefon uygulamasındaki Hızlı Portföy ile taslak olarak açılır. Excel'den aktarma müşteri listesi için vardır. Portföyleriniz için toplu bir yol arıyorsanız paketinizdeki seçenekleri kayıt öncesinde satış ekibiyle netleştirin.
Her portföyün kaydına ayrıca eklenir. Fotoğraflar telefondaysa web panelde ilanın fotoğraf sayfasından kodu açıp telefondan okutarak yükleyebilirsiniz. Bu yüzden fotoğraf ve belge klasörlerini kayıtlara başlamadan hazırlamak işi hızlandırır.
Her satır bir portföy olmalı, başlık satırı tek ve en üstte olmalı, birleştirilmiş hücreler çözülmeli ve bir hücrede tek bilgi bulunmalıdır. Sütun adları kısa, açık ve dosya boyunca tutarlı olsun; aynı değer her satırda aynı yazımla gelsin.
Önce küçük bir bölümle deneme yapmak güvenlidir. Kayıtların doğru alanlara oturduğunu gördükten sonra kalan listeye geçin; sorun çıkarsa tablodaki kuralı düzeltip denemeyi tekrarlayın.
Sayı ve örnek kontrolü bitene kadar silmeyin. Tabloyu salt okunur bırakıp geçiş gününü üzerine yazın; gerekli bir bilgi taşınmadıysa buradan geri dönebilirsiniz.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
Konu kümesi: Yazılım seçimi ve geçiş
Defterden ya da Excel'den bir sisteme geçerken önce taşınacak veriyi seçip temizleyin, sonra sistemi gerçek işlerle iki hafta boyunca ölçülü biçimde deneyin.
RE-OS'a geçiş beş işten oluşur: kayıt formunu doldurmak, satış ekibinin aramasını beklemek, hesap açılınca ofis kartını ve kullanıcıları girmek, portföy ve müşteri kayıtlarını Excel ya da tablo dosyasından içe aktarmak ve randevuları takvime yazmak.
Tek başına çalışan bir danışman için doğru yazılım, ofis sisteminin küçültülmüş hali değil, sizin günlük işinizi taşıyan sistemdir: portföyünüzü, müşterinizi ve talebinizi tek yerde tutar, doğru müşteriyi doğru portföyle buluşturur ve sizi kayıt tutmaktan çok satışa zaman ayırır hale getirir.
Portföy listesini bir tablodan yeni sisteme taşımanın kalitesini büyük ölçüde ofisin hazırlığı belirler: önce hangi kayıtların taşınacağına karar verin, her satırı bir portföy olacak biçimde düzenleyin, yinelenen kayıtları ayıklayın, fotoğraf ve belgeleri klasörlerde toplayın, önce küçük bir bölümle deneyin ve taşıma bittikten sonra sayı ve örnek kontrolü yapın.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
