Emlak CRM Seçerken Demoda Sorulacak 14 Soru

Bir CRM demosuna girmek, çoğu zaman sunum izlemek anlamına gelir: temiz ekranlar, hazırlanmış örnek veriler, kusursuz akışlar. Demo bittiğinde "güzeldi" hissiyle çıkarsınız ama kendi ofisinizin günlük işlerine yarayıp yaramayacağından emin değilsinizdir. Bunun sebebi çoğunlukla soruları sizin belirlememenizdir; demo, sunumu yapan satıcının çizdiği yoldan ilerler. Demo gününe RE-OS (reos) de dahilse, aynı soruları ona da aynı sırayla yöneltmeniz yeterli.

Demoyu siz yönetin: aşağıdaki 14 sorunun çoğu "gösterir misiniz?" diye biter, çünkü anlatılanla gösterilen arasında fark olabilir. Seçim kriterlerinin tamamı için yazılım seçerken 10 soru ve CRM seçerken 12 kriter rehberlerine, deneme dönemi için deneme planı yazısına bakın; burada yalnızca demo anı var.

Günlük kullanım

1. Yeni bir müşteri ve talebi bana canlı girer misiniz? Kaç adımda, kaç alanla tamamlandığına bakın. Çok alan, ofiste kullanılmama riskidir.
2. Bu işi telefondan da gösterir misiniz? Danışman sahadaysa masaüstü gösterimi yetmez. Mobil kullanımda neyin yapılıp neyin yapılamadığını sorun.
3. Telefon görüşmesi sonrasında not ve takip nasıl eklenir? Görüşme biter bitmez kayıt açmak mümkün mü, yoksa akşam masa başı mı gerekiyor?
4. Bir müşteriye uygun portföyü nasıl bulur ve gönderirim? Talep-portföy eşleştirmesi ve müşteriye sunum biçimini canlı görün.
5. Takip görevini unuttuğumda sistem bana ne yapar? Hatırlatma ve gecikmiş görev görünümünü isteyin.

Veri ve geçiş

1. Elimdeki tablodan veriyi nasıl aktarırım? Aktarım yönteminin, hatalı satırlarla ne yaptığını ve kimin yaptığını sorun. Geçiş adımları için CRM veri taşıma rehberine bakabilirsiniz.
2. Verimi dışa aktarabilir miyim? Bırakmak istediğimde müşteri ve portföy listemi alabilmem, güven açısından önemlidir.
3. Kayıtlar nerede ve nasıl korunuyor? Yedekleme, erişim kaydı ve kişisel veri konusundaki yaklaşımı dinleyin; cevapları belgeleyin ve KVKK yükümlülükleri için güncel mevzuatı resmi kaynaktan doğrulayın.

Ekip ve yönetim

1. Kim neyi görür? Bir danışman başkasının müşterisini görebilir mi? Rol ve yetki ayarlarını canlı gösterin. Ayrılan danışmanın verisi nasıl devredilir, sorun.
2. Yönetici olarak bu haftanın özetini nereden görürüm? Raporun hangi kayıtlara dayandığını ve nasıl okunacağını anlayın. Okunur bir tablo, şık bir grafikten daha işe yarar.

Ticari konular

1. Hangi özellikler pakete dahil, hangileri ek ücretli? Yapay zeka destekli özellikler, mesajlaşma, SMS ve ek kullanıcılar gibi kalemlerin ayrı maliyet getirip getirmediğini yazılı isteyin. Maliyet değerlendirmesi için emlak yazılımı maliyeti yazısına bakın.
2. Paket sınırları nelerdir? Kullanıcı, portföy, müşteri ve benzeri alanlarda bir üst sınır var mı? Üst sınır yok denirse bunun sözleşmede nasıl yazdığını sorun.
3. Destek ve eğitim nasıl veriliyor? İlk haftalarda kimin yanınızda olacağını, destek kanallarını ve yanıt biçimini öğrenin.
4. Sözleşme sonlandırma ve geçiş koşulları neler? Çıkış şartlarını ve veri iadesini baştan sorun.

Şu işaretler dikkat çekmelidir: sorunuza doğrudan cevap yerine slayta dönülmesi, canlı göstermek yerine ekran görüntüsü kullanılması, ek maliyetlerin sorulduğunda belirsiz bırakılması ve veri dışa aktarma konusunda isteksizlik. Bunların tek başına yazılımı eleyeceği anlamına gelmez, ancak açıklama istemeniz için yeterli işarettir. Rakamlı veya karşılaştırmalı üstünlük iddialarını da kaynak sormadan kabul etmeyin.

Demodan çıktıktan sonra o akşam notlarınızı toplantı tutanağı gibi yazıya dökün: hangi soruya hangi cevap verildi, neyi kendiniz gördünüz, neyi sonradan teyit etmeniz gerekiyor. Beklemede kalan sorular için satıcıdan yazılı cevap isteyin. Ardından ofiste karar vermeden önce kendi verinizle kısa bir deneme yapın; demo sistemin ne yapabildiğini gösterir, sizin ofisinizde işe yarayıp yaramadığını ise ancak deneme gösterir. reos için de sıra aynı: önce demo, sonra kendi verinizle deneme.

Demodan sonra herkesin kendi puanını vermesi, tek sesin baskın olmasını önler. Her soru için "çok iyi, yeterli, zayıf" yeter; danışmanların puanını yöneticiden ayrı toplayın, çünkü danışmanlar günlük kullanımı, yönetici raporlamayı ve ticari konuları daha iyi tartar. Puanlar arasında büyük fark çıkarsa nedenini konuşun; fark çoğu zaman ofisin gerçek önceliğini gösterir. Sonuç yakınsa karar vermeyin, kısa bir deneme planına geçin.

RE-OS'u kısaca reos diye yazanlar da aynı ürünü kastediyor. Müşteri, talep, portföy ve görev kayıtlarını bir arada tutan bir emlak CRM'i ve ofis yönetim yazılımıdır.

Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu