Son güncelleme:
Emlak CRM, müşteri, portföy ve talep kayıtlarını dağınık defterlerde ve telefonlarda tutmak yerine tek düzende toplama yaklaşımıdır. Bu yazı kavramı, neyi çözüp neyi çözmediğini ve ilk 30 günde ne beklenmesi gerektiğini anlatır. Tanımın ardından, RE-OS (reos) örneğiyle ofis kayıtlarının tek düzende nasıl durabileceğine de bakıyoruz. Yazılım seçimi için programı-nedir rehberine bakın.
Aşağıda emlak CRM'inin ne işe yaradığını, hangi sorunları çözebildiğini, hangi beklentiyi karşılamadığını ve seçim yapmadan önce nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz. Bir ürün önermek yerine ofisinizin neye ihtiyacı olduğunu netleştirmeye çalışacağız.
Kim, ne arıyor, bütçesi ne, hangi aşamada? Bu bilgiler bir yerde durursa danışman değişse bile iş kaldığı yerden sürer.
Ofisin satılık ve kiralık mülkleri; fiyat, durum, fotoğraf, mal sahibi iletişimi ve yetki bilgisiyle birlikte tek yerde görülür.
Geri arama, yer gösterme, sözleşme bitiş tarihi, kira yenileme gibi işler unutulmasın diye takvime ve görev listesine bağlanır.
Telefon, mesaj ve not kayıtları müşteri kartında birleşir. "Bu müşteriyle en son ne konuşmuştuk?" sorusunun cevabı tek ekranda olur.
Kaç yeni müşteri geldi, kaç yer gösterildi, kaç portföy kapandı? Bu soruların cevabına tahminle değil, kayıtlardan bakılır.
En görünür faydası, unutulan takiplerin azalmasıdır. Geri arama ve yer gösterme işleri bir listede durduğunda fırsat kimsenin kafasında kaybolmaz. İkinci fayda ofis hafızasıdır: bilgi danışmanın aklında değil sistemde durur, danışman izne çıksa da müşteri ortada kalmaz. Ekip aynı müşteri ve portföy bilgisine baktığı için "bu müşteri kimdeydi?" sorusu azalır. Müşterinin hangi kanaldan geldiği ve işlerin hangi aşamada takıldığı görünür hale gelir; yöneticinin kararı tahmine değil kayda dayanır. Yeni başlayan bir danışman da geçmiş kayıtları okuyarak ofisin işleyişini daha çabuk öğrenir.
Bu kısım en az öncekisi kadar önemli, çünkü hayal kırıklıkları çoğunlukla buradan çıkar.
Tek kişilik bir ofiste bile düzenli kayıt, ofis büyüdükçe karşılığını verir. Ama ihtiyaç ofisten ofise değişir. Birkaç danışmanın çok sayıda portföy ve talep yönettiği ofislerde dağınıklık hemen hissedilir. Az portföyle çalışan ve her kaydı ezbere bilen biri ise bir süre basit bir tabloyla idare edebilir. Önce sorununuzu bir cümleyle yazın, sonra araca bakın.
Özellik listesi uzun olabilir; önemli olan, ekibin gerçekten kullanacağı kısmıdır. Listeye bakarken her satır için "bunu haftada kaç kez kullanırım?" diye sorun. Reos'u inceleyen bir ofis de bu soruyu önceden sorarsa demoda neye bakacağını bilerek gider.
CRM'e girilen bilgilerin çoğu kişisel veridir. Ofis olarak hangi veriyi neden topladığınızı, ne kadar süre sakladığınızı ve kimlerin erişebildiğini bilmeniz gerekir. Bu yükümlülükler mevzuata bağlıdır ve değişebilir; güncel düzenlemeyi resmi kaynaktan doğrulayın, gerekirse hukuk danışmanından destek alın.
RE-OS, emlak ofisinin müşteri, portföy, talep ve görev akışını tek yapıda anlatan bir ofis sistemidir. Hangi işlerin hangi özellikle karşılandığını görmek için özellik listesine, kısa ve pratik bir anlatım için de emlak CRM programı rehberine bakabilirsiniz. Yine de hiçbir yazılım ofisin süreç disiplinini tek başına kurmaz. Reos'ta müşteri kartını kimin, ne zaman güncelleyeceği konuşulmadıysa en düzgün kurulmuş ekran da yarım kalır.
Sabah ofise gelen danışman, gün içinde yapacağı geri aramaları ve planlı yer göstermeleri görev listesinde görür. Yeni gelen bir talebi kaydeder, uygun portföyleri bulur, müşteriye bir seçki gönderir. Gösterimden sonra notunu o akşam girer. Gün biterken cevapsız kalan müşteriler için kısa bir hatırlatma kurar. Hiçbir bilgiyi defterde aramaz, telefon geçmişinde kaybolmaz.
Yönetici haftada bir ofisin genel akışına bakar: bekleyen talepler, kapanışa yaklaşan portföyler, takipsiz kalan müşteriler. Ofis kendi sorunlarını tahminle değil, kayıtla konuşmaya başlar. Reos'ta bu görünümün ne kadar işe yarayacağını, danışmanların kayıtları ne kadar düzenli girdiği belirler.
Emlak CRM seçiminde en sık görülen hata, özellik sayısına bakıp kullanım kolaylığını atlamaktır. Kararın ekibe sorulmadan tek kişi tarafından verilmesi, kurulumdan sonra eğitimin ihmal edilmesi ve eski verilerin temizlenmeden taşınması da sık yaşanır. Kullanıcı yetkilerini baştan planlamamak genellikle ilk ay içinde sorun çıkarır. Kişisel veri ve sözleşme konularını sağlayıcıya sormadan geçmek ise sonradan düzeltmesi en zor olanıdır.
Geçişin ilk ayında hedef mükemmel kayıt değil, alışkanlıktır. Danışmanların her gün birkaç dakika kayıt girmesini hedefleyin. Eksik kayıt gördüğünüzde kimseyi suçlamadan nedenini sorun. Çoğu zaman form çok uzundur ya da sahada kullanmak zordur. Bu geri bildirimlerle formu sadeleştirdiğinizde kayıt girmek yük olmaktan çıkar.
İki danışmanlı varsayımsal bir ofiste CRM'i en yalın haliyle üç kayıt türüyle başlatabilirsiniz. Birincisi müşteri kartıdır: ad, telefon, kaynak ve son konuşmanın tek cümlelik özeti. İkincisi talep kaydıdır: bölge, bütçe aralığı, mülk türü ve zamanlama. Üçüncüsü portföy kaydıdır: adres, fiyat beklentisi, durum ve mal sahibi. Bir sabah mal sahibi arayıp "evime kimler baktı?" diye soruyor. Üç kayıt birbirine bağlıysa danışman portföy kaydını açar, gösterim yapılan müşterileri tek ekranda okur ve telefonu kapatmadan cevap verir. Görev, rapor ve iletişim geçmişi bu temel oturduktan sonra eklenir; ilk günden çok fazla alan gören ekip sistemden uzaklaşabilir. Ofis bu üç kaydı reos'ta açtıysa ilk hafta yalnızca onlara bakmak yeter. Yazının son okumasını Hüseyin Öztürk yaptı; terimleri sahada kullanıldığı haliyle bırakmaya özen gösterdik.
Reos, RE-OS'un tiresiz yazılışıdır ve emlak ofisleri için geliştirilmiş CRM'in, yani ofis sisteminin adıdır. Müşteri, portföy, talep ve görev kayıtlarını ofisin ortak düzeninde bir arada tutar.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Excel esnektir ve küçük kayıtlar için yeterli olabilir. CRM ise hatırlatma, ekip erişimi, iletişim geçmişi ve kayıtlar arası bağlantı konusunda daha yapılandırılmış bir çalışma düzeni sunar.
Genellikle gerekmez. Yine de ekip eğitimi ve ilk kurulum planı önemlidir.
Kesin bir artış sözü verilemez. CRM takip kaçaklarını azaltmaya ve düzeni artırmaya yardım eder; sonuç ekibin kullanımına bağlıdır.
Bu, seçeceğiniz çözümün kapasitesine bağlıdır. Veri aktarma yöntemlerini sağlayıcıya sorun.
Bu konuyu sözleşmede açıkça kontrol edin ve gerekirse hukuki destek alın.
Sonraki adım: Emlak CRM programı nedir?
Konu kümesi: Emlak CRM seçimi ve karşılaştırma
Emlak CRM karşılaştırması aramak, çoğu zaman hazır bir "sıralama listesi" aramaktır.
Bir CRM demosuna girmek, çoğu zaman sunum izlemek anlamına gelir: temiz ekranlar, hazırlanmış örnek veriler, kusursuz akışlar.
Emlak CRM deneme süresi başladığında çoğu ofis aynı hatayı yapar: birkaç ekrana göz atar, birkaç kayıt girer, sonra günlük işe geri döner.
CRM, Customer Relationship Management ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede müşteri ilişkileri yönetimi diye karşılanır. Emlak ofisinde CRM; müşteri, portföy, talep, görev ve iletişim kayıtlarını defterlerde, tablolarda ve telefonlarda dağınık tutmak yerine düzenli bir yapıda toplama yaklaşımıdır. Tanımın ardından, RE-OS (reos) örneğiyle ofis kayıtlarının tek düzende nasıl durabileceğine de bakıyoruz.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
