Son güncelleme:
Emlak ofislerinin çoğu işe bir tabloyla başlar: portföy listesi, müşteri listesi, bir de not defteri gibi kullanılan bir sayfa. Yeni bir CRM'e geçerken en çok zaman alan kısım yazılımı öğrenmek değil, bu birikmiş verinin yeni düzene temiz biçimde oturmasıdır.
Tablo her şeyi kabul eder; CRM ise alan alan düşünür. Bir hücreye üç telefon numarası yazılabilir, ama sistemde her numaranın yeri vardır. Bu fark, geçişi bir kopyala yapıştır işi olmaktan çıkarır ve küçük bir projeye dönüştürür.
İlk adım yazılıma bakmak değil, ofiste hangi dosyaların bulunduğunu çıkarmaktır. Kısa bir envanter hazırlayın:
Danışmanların kişisel dosyaları genellikle en son ortaya çıkar. Geçiş gününden önce herkesten elindeki listeyi ofis düzenine teslim etmesini isteyin.
Her eski kaydı taşımak zorunda değilsiniz. Taşınan her kayıt temizlenmesi, kontrol edilmesi ve sonra yeni sistemde bakımı gereken bir kayıttır. Önce bir kapsam kararı verin:
Temizlik, aktarımdan önce eski tabloda yapılır; sistem içinde düzeltmek hem daha yavaştır hem de hatayı yaymak daha kolaydır. Tabloda sık görülen sorunlar şunlardır:
Temizlenmiş dosyanın bir kopyasını ayrı kaydedin. Orijinal dosyaya dokunmadan çalışmak, hata olduğunda geri dönmenin tek güvenli yoludur.
Eşleştirme tablosu, geçişin en önemli belgesidir. Basit bir tablo yeter: bir sütunda eski dosyadaki başlık, yanında yeni sistemdeki alan, üçüncü sütunda dönüştürme notu.
Eşleştirme sırasında eski tabloda hiç kullanılmayan alanların boş kalacağını, yeni sistemde ise zorunlu olan alanların tabloda bulunmayabileceğini görürsünüz. Bu eksikleri aktarımdan önce, ofiste kimin tamamlayacağıyla birlikte listeleyin.
Tüm dosyayı tek seferde aktarmak yerine, birkaç satırlık küçük bir örnekle başlayın. Örneğe kolay satırların yanında bilerek zor olanları da koyun: Türkçe karakter içeren ad, uzun not, boş alan, aynı telefonu paylaşan iki kayıt.
Deneme kayıtlarını sildikten sonra gerçek aktarıma geçin; deneme verisi canlı kayıtların arasında kalmasın.
Gerçek aktarım için bir gün ve bir sorumlu belirleyin. Aktarım sırasında eski tabloda değişiklik yapılırsa taşınan veri hemen eskir; bu yüzden aktarım gününde tabloya yeni kayıt yazılmaz.
Aktarım hatasız göründüğünde bile doğrulama atlanmaz. Sayı, örnek ve ilişki kontrolü yeterlidir.
Veri taşındıktan sonra iş bitmez; ofis iki sistemde birden çalışmaya başlarsa veri tekrar dağılır. Geçiş için kısa ve net kurallar koyun:
RE-OS web panelinde müşteri listesinin işlemler menüsünde Excel'den aktarma seçeneği bulunur; bazı roller için bu seçenek görünmez. Dosya xlsx ya da xls olmalı ve ilk satır başlık satırı olarak okunur. Her müşteri satırında ad, soyad ve cep telefonu bulunmalıdır; telefon biçimi geçersiz olan satır alınmaz. Aynı ad ve telefonla kayıtlı bir müşteri tekrar eklenmez. Alınmayan satırlar, her biri için nedeni belirten bir açıklamayla ayrı bir Excel dosyası olarak indirilir; böylece düzeltip yeniden yükleyebilirsiniz. Bu rehberdeki temizlik ve eşleştirme adımları müşteri dosyasını bu aktarıma hazırlamak için de işe yarar.
Portföy kayıtları ise tipi seçilerek kaydedilir; belge, fotoğraf, video, sanal tur ve kat planı kayda eklenir. Telefon uygulamasındaki Hızlı Portföy sahadayken kısa bilgilerle taslak ilan açar. Portföyün tablo dosyasından toplu taşınması bu rehberde vaat edilmez; paketinizdeki yolu kayıt öncesinde satış ekibiyle netleştirin. Hazırlık ve kontrol adımları için portföy listesini tablodan taşıma rehberine, kayıt ekranları için portföy yönetimi sayfasına bakın. Bir CRM'den diğerine doğrudan geçiş hizmeti bu rehberde anlatılmaz.
Kişisel veri içeren dosyaların saklanması ve işlenmesiyle ilgili hukuki sorular için hukuk danışmanınıza başvurun; bu rehber hukuki görüş değildir.
Süre, kayıt sayısına ve verinin temizliğine bağlıdır; rehberde sabit bir süre verilmez. Zamanın büyük kısmı çoğunlukla aktarımın kendisine değil temizlik ve eşleştirmeye gider. Küçük bir deneme, gerçek süreyi ofisiniz için ölçmenin en güvenli yoludur.
Hayır. Aktif portföy ve müşteriler taşınır; kapanmış ve uzun süredir hareketsiz kayıtlar için ofis kendi ayıklama kuralını koyar. Taşınmayan kayıtlar eski tabloda arşiv olarak durabilir.
Önerilmez. Aktarım penceresinde tabloya yazılan kayıt taşınan veride görünmez. Pencere boyunca yeni kayıtları not edin, aktarım bitince elle girin.
Evet, müşteri listesi için web panelde Excel'den aktarma seçeneği vardır; bazı roller için görünmez. Dosyada her müşteri için ad, soyad ve cep telefonu bulunmalı, alınmayan satırlar nedenleriyle ayrı bir Excel dosyası olarak indirilir. Portföyün tablodan toplu taşınması için bu rehber söz vermez; paketinizdeki yolu satış ekibiyle netleştirin.
Doğrulama bitene kadar silmeyin; salt okunur bırakıp üzerine geçiş gününü yazın. Birkaç hafta içinde gerekli bir bilginin taşınmadığı ortaya çıkmazsa tabloyu arşive alabilirsiniz.
Sonraki adım: Portföy yönetimi
Konu kümesi: Yazılım seçimi ve geçiş
Portföy listesini bir tablodan yeni sisteme taşımanın kalitesini büyük ölçüde ofisin hazırlığı belirler: önce hangi kayıtların taşınacağına karar verin, her satırı bir portföy olacak biçimde düzenleyin, yinelenen kayıtları ayıklayın, fotoğraf ve belgeleri klasörlerde toplayın, önce küçük bir bölümle deneyin ve taşıma bittikten sonra sayı ve örnek kontrolü yapın.
Defterden ya da Excel'den bir sisteme geçerken önce taşınacak veriyi seçip temizleyin, sonra sistemi gerçek işlerle iki hafta boyunca ölçülü biçimde deneyin.
RE-OS'a geçiş beş işten oluşur: kayıt formunu doldurmak, satış ekibinin aramasını beklemek, hesap açılınca ofis kartını ve kullanıcıları girmek, portföy ve müşteri kayıtlarını Excel ya da tablo dosyasından içe aktarmak ve randevuları takvime yazmak.
Eski tablodan CRM'e geçiş, dosyayı olduğu gibi yüklemek değil, önce neyin taşınacağına karar verip veriyi temizlemek, sütunları yeni sistemin alanlarıyla eşleştirmek, küçük bir denemeyle sonucu görmek ve ancak sonra tamamını aktarmaktır. Aktarımdan sonra kayıt sayısını ve rastgele seçilen örnekleri eski tabloyla karşılaştırın; eski tabloyu kapatmadan salt okunur bırakın.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
