İçeriğe geç
0850 885 33 00 destek@re-os.com

WhatsApp otomatik cevap için Özel Asistan nasıl kurulur ve eğitilir?

Son güncelleme:

WhatsApp Özel Asistan ne yapar?

Müşteri çoğu zaman siz yer gösterirken, toplantıdayken ya da akşam saatlerinde yazar. Cevap geciktikçe ilgi azalır. WhatsApp Özel Asistan, RE-OS'a bağlı WhatsApp Business numaranızda sizin adınıza otomatik cevap veren yapay zeka asistanıdır. Sizin belirlediğiniz kurallarla konuşur, ilanlarınızı ve ofis bilgilerinizi kullanır.

  • Müşterinin aradığına uygun ilanlarınızı gönderir.
  • Ofisinizin konumunu paylaşır.
  • Randevu Takvimi'ndeki boş saatlerinizden randevu verir.
  • Yazan kişiyi RE-OS müşterilerinize ekler; aradığına uygun ilan yoksa talep açar.
  • Müşterinin ses kaydını yazıya döker ve ona göre cevap verir.

Başlamadan önce

  • WhatsApp Business numaranız RE-OS'a bağlı olmalı. Bağlantı adımları için WhatsApp Business bağlama rehberine bakın.
  • İlanlarınızın fiyatı, konumu ve açıklaması güncel olmalı; asistan müşteriye bu bilgileri gönderir.
  • Randevu vermesini istiyorsanız Randevu Takvimi'nde çalışma saatlerinizi önceden girin.
  • Telefon rehberi izni vermeye hazır olun; asistan tanıdığınız kişileri rehberinizdeki numaralarla ayırır.

Üç adımda Özel Asistan kurulumu

  1. WhatsApp Mesajları ekranında sağ üstteki üç noktaya dokunup Özel Asistanım'ı açın; kimlere cevap vereceğini ve hangi işleri yapacağını anahtarlarla seçin.
  2. Aynı ekranda üslubu seçin, özel talimatlarınızı, ofis adresinizi, çalışma saatlerinizi ve sık sorulan sorularınızı yazın, ardından Kaydet'e dokunun.
  3. Üstteki Asistanı dene ile müşteri gibi yazıp cevapları kontrol edin; memnunsanız Özel Asistanım ekranındaki anahtarla asistanı açın ve çıkan pencerede onay verin.

Kimlere cevap versin?

Asistanın kime yazacağını siz belirlersiniz. Varsayılan ayar temkinlidir: Tanımadığım numaralar açık gelir; rehberinizde ve RE-OS müşterilerinizde olmayan kişilere cevap verir. Rehberimdeki kişiler ve RE-OS müşterilerim seçenekleri kapalı gelir. Seçtiğim kişiler listesine eklediğiniz numaralara ise her zaman cevap verir.

  • Siz bir sohbete yazdığınızda asistan o sohbette 12 saat araya girmez.
  • Rehber izni vermezseniz ya da rehberinizde 20'den az numara varsa tanımadığınız numaralara da yazmaz; yalnız seçtiğiniz kişilere cevap verir.
  • Daha önce yazıştığınız numaralar rehberde olmasa da tanıdık sayılabilir; asistan bu sohbetlere karışmaz.
  • Doğrulama kodu, banka, kargo, reklam ve başka botlardan gelen mesajlara cevap vermez.
Özel Asistanım ekranı: WhatsApp asistanı anahtarı, Asistanı dene satırı ve kimlere cevap verileceği seçenekleri
Kimlere cevap verileceğini bu ekrandaki anahtarlarla seçersiniz.

Hangi işleri yapsın?

Özel Asistanım ekranında dört iş anahtarı bulunur. İstemediğiniz işi kapatırsınız; anahtarlar dokununca anında kaydolur.

  • İlan göndersin: müşterinin aradığına uygun ilanlarınızı ilan kartı olarak gönderir.
  • Konum göndersin: müşteri ofisin yerini sorduğunda kaydettiğiniz konumu paylaşır.
  • Randevu alsın: Randevu Takvimi'ndeki boş saatlerinizden randevu verir.
  • Müşteriyi RE-OS'a kaydetsin: yazan kişiyi müşterilerinize ekler; uygun ilan yoksa talep açar, böylece talep havuzunuz boş kalmaz.

Asistanı ofisinize göre eğitin

Asistanın sizin gibi konuşması için eğitim alanlarını doldurun. Ad, ofis ve adres alanlarını boş bırakırsanız RE-OS profilinizdeki bilgiler kullanılır. Değişiklikleri alttaki Kaydet ile kaydedin.

  • Üslup: Samimi ya da Resmi'yi seçin. Müşterileriniz çoğunlukla kurumsal alıcıysa Resmi daha uygun olabilir.
  • Özel talimatlar: asistanın uymasını istediğiniz kuralları yazın. Örneğin pazarlık sorularını size yönlendirmesini, kapora ya da tapu konularında kesin bilgi vermemesini isteyebilirsiniz.
  • Ofis adresi ve çalışma saatleri: müşteri ne zaman gelebileceğini sorduğunda asistan bu bilgiyi kullanır.
  • Konum: ofisteyken Şu an ofisteyim, konumu kaydet'e dokunun; müşteri ofisin yerini sorunca bu konum gider.
  • Sık sorulan sorular: müşterilerin sık sorduğu soruyu ve cevabınızı ekleyin, asistan aynısını söyler. Soru ekle ile yeni satır açılır; en fazla 20 soru eklenir, her soru ve cevap en fazla 300 karakterdir.

Açmadan önce Asistanı dene ile prova yapın

Özel Asistanım ekranının üstündeki Asistanı dene düğmesi bir prova ekranı açar. Burada müşteri gibi yazarsınız; asistan kayıtlı ayarlarınız ve ilanlarınızla cevap verir. Yazdıklarınız gerçek müşterilere gitmez. Deneme ekranı gerçek müşteriye mesaj göndermez; CRM'de müşteri veya randevu kaydı oluşturmaz. Düğme asistan kapalıyken de çalışır; kaydetmediğiniz değişiklikler önce kendiliğinden kaydedilir.

  • Hazır sorulardan birine dokunun ya da Müşteri gibi yaz kutusuna kendi cümlenizi yazın.
  • Asistan metinle, İlanı Gör düğmeli ilan kartlarıyla, konum ve bağlantı kartlarıyla cevap verebilir.
  • Randevu ya da müşteri kaydı gibi işler gri bir not olarak görünür ve (deneme, kaydedilmedi) ile biter; takviminize ve kayıtlarınıza hiçbir şey yazılmaz.
  • Yeni bir deneme için sağ üstteki Sıfırla'ya dokunun; ekrandan çıkınca da konuşma silinir.
  • Müşterilerinizin gerçekten sorduğu üç dört soruyu deneyin: fiyat, konum, randevu ve kredi gibi.

Sonuçtan memnunsanız Özel Asistanım ekranındaki anahtarla asistanı açın. Asistanı açtığınızda bir kez Asistanın kimlere cevap verir? penceresi çıkar; Anladım, asistanı aç'a dokunduğunuzda, izin vermediyseniz telefon rehber izni istenir.

Randevu Takvimi'ni hazırlayın

Randevu Takvimi, müşterinizin bağlantınızdan boş saatlerinizi görüp randevusunu kendisinin aldığı sayfadır. Randevu alındığında telefonunuza Yeni randevu bildirimi gelir. Özel Asistan açıksa aynı takvimden sohbet içinde de randevu verir; Özel Asistanım ekranındaki Randevu saatlerini ayarla bağlantısı da buraya açılır.

  • Randevu sayfan anahtarı sayfayı açar ya da kapatır. Kapalıysa asistan randevu veremez.
  • Sayfa bağlantısını yanındaki simgelerle kopyalayıp paylaşın; ilan mesajlarınızın altına eklemek iyi bir alışkanlıktır.
  • Haftalık uygunlukta günleri anahtarla açıp kapatın, saat kutularına dokunarak aralığı seçin.
  • Görüşme ayarları bölümünden görüşme süresini, randevular arasındaki boşluğu ve ne kadar önceden randevu alınabileceğini belirleyip Kaydet'e dokunun.
  • Saatler İstanbul saatidir; yurt dışındaki alıcıyla konuşurken saat farkını hatırlatın.
  • Yaklaşan randevular bölümündeki Ara düğmesi müşteriyi arama ekranına götürür.

Asistan çalışırken siz ne yaparsınız?

Asistan açıkken de sohbetler sizindir. Bir sohbete yazdığınız anda asistan o sohbette 12 saat geri çekilir. Müşteri sizinle görüşmek isterse telefonunuza Müşteri sizi bekliyor bildirimi gelir. Sohbet menüsündeki Asistan bu sohbette seçeneğiyle asistanın o sohbetteki durumunu görürsünüz. Kaç sohbete cevap verdiğini WhatsApp Mesajları'nın Kullanım ekranındaki Özel Asistan sayacından izlersiniz.

  • Asistan ses kaydını yazıya döker ve cevaplar; fotoğraf, video ve belgeleri inceleyemez.
  • Müşteri tapu fotoğrafı ya da belge gönderdiyse sohbeti siz devralın.
  • Haftada bir, asistanın açtığı müşteri ve talep kayıtlarını gözden geçirin; eksik bilgiyi tamamlayın.

Sık yapılan hatalar

  • Ayarlar › Araçlar'daki Özel Asistanım'ı WhatsApp asistanı sanmak: WhatsApp asistanı üç nokta menüsündedir.
  • Randevu sayfan anahtarını kapalı bırakmak: asistan randevu veremez, müşteriyi bekletir.
  • Rehber iznini vermemek: asistan tanımadığınız numaralara da yazmaz.
  • Özel talimat alanını boş bırakmak: asistan genel bir dille konuşur, ofisinizin kurallarını bilmez.
  • Asistanı denemeden açmak: prova ekranı gerçek müşteri görmeden hataları gösterir.

Kısaca

WhatsApp Özel Asistan siz müsait değilken müşteriye cevap verir, ilan gönderir, randevu alır ve kayıt açar; kime, nasıl yazacağını siz belirlersiniz. Özelliğin ayrıntıları WhatsApp Özel Asistan sayfasında. Randevularınızı düzene sokmak için randevu ve gösterim planlama rehberine de göz atın.

Sık Sorulan Sorular

Varsayılan olarak yalnız tanımadığınız numaralara. Rehberinizdeki kişilere ve RE-OS müşterilerinize siz açmadıkça yazmaz. Seçtiğim kişiler listesine eklediklerinize her zaman cevap verir.

Asistan açılır ama tanımadığınız numaralara da yazmaz; yalnız seçtiğiniz kişilere cevap verir. Rehberden yalnız telefon numaraları alınır, isimler alınmaz.

Asistan o sohbette 12 saat araya girmez. Müşteri sizinle görüşmek isterse telefonunuza Müşteri sizi bekliyor bildirimi gelir.

Hayır. Prova ekranında yazdıklarınız gerçek müşterilere gitmez. Deneme ekranı gerçek müşteriye mesaj göndermez; CRM'de müşteri veya randevu kaydı oluşturmaz. Düğme asistan kapalıyken de çalışır.

Özel Asistanım ekranında Randevu alsın anahtarı, Randevu Takvimi'nde de Randevu sayfan anahtarı açık olmalı. Haftalık uygun saatlerinizi girip kaydetmelisiniz.

Sonraki adım: WhatsApp Özel Asistan özelliği

Aynı kümeden rehberler

Konu kümesi: Mobil uygulamayı adım adım kullanma

  • Sanal drone ile arsa tanıtım videosu

    Arsa tanıtım videosu için RE-OS mobil uygulamasında Ana Sayfa › Yapay Zeka Araçları › Arazi Drone yolundan sekiz adımlık sihirbazı açarsınız.

  • Emlak tanıtım videosu hazırlama

    Emlak tanıtım videosu için RE-OS mobil uygulamasında Ana Sayfa › Yapay Zeka Araçları › Konut Videosu ya da konut ilanınızdaki Araçlar › Video Oluştur ile adım adım ilerleyen sihirbazı açarsınız.

  • QR kartvizit oluşturma ve kartvizit tarama

    RE-OS mobil uygulamasında QR Kartvizitim profil bilgilerinizi ekranda QR kod olarak gösterir, Kartvizitten Doldur ise aldığınız kağıt kartvizitin fotoğrafından yeni müşteri formunu doldurur.

İlgili İçerik

Kısaca

WhatsApp'ta otomatik cevap için Özel Asistan'ı RE-OS mobil uygulamasında WhatsApp Mesajları › üç nokta › Özel Asistanım yolundan kurarsınız: kimlere cevap vereceğini ve hangi işleri yapacağını seçer, üslubunu, çalışma saatlerinizi ve sık sorulan sorularınızı yazarsınız. Asistanı dene ile müşteri gibi yazıp sonucu görür, memnunsanız anahtarla açarsınız.

RE-OS'u Yakından Tanıyın

Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.

Başvurun, sizi arayalım Bize ulaşın