Son güncelleme:
Bir emlak ofisinde her gün aynı küçük işler tekrar eder: yeni gelen talebe uygun portföy var mı diye bakmak, portföyün fiyatı güncel mi diye kontrol etmek, aranması gereken müşteriyi hatırlamak, aynı ilanı birkaç yere yeniden girmek. Bu adımların her biri kısa sürer ama gün içinde toplandığında ciddi bir zaman tutar. Otomasyon, bu adımların bir bölümünü kişinin hafızasından alıp sisteme devretmek demektir.
Otomasyon karar vermez; tekrarlayan aramayı, hatırlatmayı ve kopyalamayı üstlenir. Karar, müşteriyle kurulan ilişki ve pazarlık ofiste kalır. Bu rehber, hangi işlerin sisteme bırakılabildiğini ve hangilerinin bırakılmaması gerektiğini ayırır.
Sistem eşleşmeyi bulur ve size bildirir; müşteriye hangi portföyün gideceğine siz karar verirsiniz. Müşteriye kendiliğinden mesaj gönderen bir mekanizma beklemeyin: müşteri ile iletişim, ofisin kendi tonunu ve zamanlamasını gerektiren bir iştir.
Fiyata karar vermek, yetki sözleşmesi, pazarlık ve sözleşme de otomatiğe bırakılacak işler değildir. Sistem kayıt tutarak ve gerektiğinde tahmini bir referans vererek yardımcı olur; kararı almaz. Aynı şekilde kayıt kalitesi sistemin değil ofisin sorumluluğudur: eksik girilmiş bir portföy, eşleştirmeyi bile boşa çıkarır.
Güncel olmayan portföyün temizliği de ofiste kalır: hangi kaydın güncel sayılacağına ofis karar verir, yenileme aralığını ofis koyar. Yöntemi güncel olmayan portföy temizliği rehberi anlatır.
Önce kayıt düzenini oturtun. Otomasyon girilen veriyle çalışır; portföy bilgisi eksik ya da her danışmanda farklı biçimde girilmişse hiçbir akış sağlıklı işlemez. Hangi alanların zorunlu olacağına portföy giriş standardı rehberiyle karar verin.
Sonra tek bir işi seçin; örneğin talep eşleştirme. İki hafta boyunca nasıl çalıştığını izleyin, bildirimlerin doğru kişiye gidip gitmediğine bakın. Ancak ondan sonra ikinci işi ekleyin. Aynı anda beş akışı açmak, hangisinin işe yaradığını anlamayı zorlaştırır. Günlük rutini tarif eden sabah ve akşam kontrol listesi ile ofis içi görev ve randevu takibi rehberleri bu aşamada işinize yarar.
Genel bir rakama bakmayın; kendi ofisinizin ölçülerine bakın. Yeni talebe ilk yanıt verme süreniz kısaldı mı? Güncel olmayan portföy sayınız azaldı mı? Aynı bilgiyi kaç yerde yeniden yazdığınız değişti mi? Bu soruların cevabını otomasyona başlamadan önce de not alırsanız karşılaştırma yapabilirsiniz. Ölçü seçerken yalnızca ofisin kendi geçmişiyle kıyaslayın; başka bir ofisin sonucu sizin için anlam taşımaz.
Varsayımsal örnek: Üç danışmanlı bir ofis yalnızca talep eşleştirmesini açıyor. İlk iki hafta yöneticinin tek işi, bildirimlerin doğru danışmana gidip gitmediğine bakmak. Bir portföyde fiyat alanı boş girildiği için eşleşme gelmiyor; ofis o alanı giriş standardına zorunlu alan olarak ekliyor. Üçüncü haftada görev hatırlatması da açılıyor.
Ofiste tekrar eden adımların sisteme bırakılmasıdır. Amaç zaman kazanmaktır; her işi otomatik yapmak değildir.
Talep ve portföy eşleştirme ve eşleşme bildirimi, görev hatırlatması, tek kayıttan yayın ve ilan metni taslağı sisteme bırakılabilir. Her birinin ayrıntısı ilgili özellik sayfasındadır.
Hayır. Eşleştirme, talep kaydedildiğinde ya da portföy aktif yapıldığında çalışır; bildirim birkaç dakika sonra gelir.
Hayır. Sistem eşleşmeyi danışmana bildirir; müşteriye hangi portföyün gideceği ofisin kararıdır.
Önce portföy giriş düzeni netleştirilir, sonra tek bir iş sisteme bırakılır. İkinci iş, ilki izlendikten sonra eklenir.
Sonraki adım: Talep portföy eşleştirme
Konu kümesi: Ofis yönetimi ve ekip
Emlak danışmanı için günlük iş planı, günü kısa bloklara ayırmak ve her bloğa tek tür iş vermektir: geri aramalar, yer gösterme, portföy işleri ve kayıt tutma.
Danışman ayrılırken devir, ayrılış gününe kalmadan başlar: önce danışmanın elindeki portföy, müşteri, açık iş ve randevuların envanteri çıkarılır, sonra her kayıt için yeni sorumlu belirlenir, mülk sahiplerine ve müşterilere bilgi verilir, son adımda erişimler kapatılır.
Şubeler farklı biçimde kayıt tutarsa şubeler arası rapor, devir ve paylaşım güvenilir olmaz.
Emlak otomasyonu, ofiste sürekli tekrar eden adımların bir sisteme bırakılmasıdır. Amaç zaman kazanmaktır; her işi otomatik yapmak değildir. Talep ile portföyün eşleşmesinin aranması ve bildirimi, görev hatırlatması, tek kayıttan ilan yayını ve ilan metni taslağı sisteme bırakılabilir. Müşteriye hangi portföyün gideceği, fiyat ve sözleşme kararı ise ofiste kalır.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
