Son güncelleme:
Tek bir daire satmak ile yüzlerce bağımsız bölümlü bir projeyi satmak arasında, yönetim açısından ciddi bir fark vardır. Projede aynı anda onlarca müşteri, farklı bloklar ve katlar, ön görüşmeler, opsiyonlar ve ödeme planları aynı anda ilerler. Takip düzeni olmadığında hangi dairenin kimde opsiyonlu olduğu, hangi müşterinin hangi aşamada beklediği ve hangi bloğun hızlı gittiği, ancak toplantılarda sözlü olarak konuşulur. Bu da hem hataya hem de çakışmaya yol açar. Düzeni defterde de kurabilirsiniz, bir ofis sisteminde de; RE-OS (reos) notları yalnızca ilgili bölümde geçiyor.
Müteahhit ve proje satış ekipleri için yazıldı; küçük projelerde de aynı mantık işler. Önce daire durumları, sonra müşteri aşamaları, ekip içi işbölümü ve haftalık rapor geliyor. Kat karşılığı ve ön ödemeli satış gibi sözleşme türleri mevzuata bağlıdır, burada anlatılmıyor.
Proje satışında iki tablo birlikte yürür: bir tarafta bağımsız bölümler, diğer tarafta müşteriler. Bunları tek tabloda karıştırmak sık yapılan bir hatadır. Daire tablosu "bu daire şu an hangi durumda?" sorusuna, müşteri tablosu ise "bu kişi hangi aşamada?" sorusuna cevap verir. İkisini birbirine bağlayan şey, müşterinin ilgilendiği ya da opsiyon aldığı dairedir.
Her bağımsız bölüm için küçük ama net bir durum listesi belirlemek, çakışmaları önler. Örnek bir liste şöyle olabilir:
Opsiyon durumunda bitiş tarihi mutlaka kaydedilmelidir; tarihsiz opsiyon, dairenin aylarca "kilitli" kalmasına yol açar. Opsiyon süresini ve uzatma kuralını önceden belirleyin: kimin onayıyla, kaç kez uzatılabilir? Etiket adlarını satış ofislerinde konuşulduğu gibi seçtik.
Müşteri tarafında basit bir aşama zinciri yeterlidir. Her aşamanın girişine ve çıkışına bir ölçüt koyun ki "bu müşteri nerede?" sorusunun cevabı belli olsun:
Her aşamada beklenen sonraki adımı ve tarihini kaydedin. Aşaması uzun süre değişmeyen müşterileri haftalık toplantıda ayrı bir liste olarak ele almak, projede "unutulan" müşteri sayısını azaltır. Genel aşama mantığı için lead hunisi, aşamalar ve geçiş ölçütü rehberine bakabilirsiniz.
Proje yöneticisinin ilk sorusu çoğu zaman blok düzeyindedir: "A bloğun satış hızı nasıl, B blokta hangi tipler kaldı?" Bunun için daire kayıtlarını blok, kat ve bölüm tipi (örneğin iki artı bir, üç artı bir) ile etiketlemek gerekir. Böylece hangi tipin daha hızlı gittiğini, hangi katın tercih edildiğini ve hangi cephenin bekletildiğini görebilirsiniz. Fiyat ve kampanya kararı böylece izlenimden değil kayıttan çıkar. Yalnız bölüm tipi gözlemini tek haftanın verisine bağlamayın; satışlarda dalgalanma olur.
Büyük projelerde tek kişi her şeyi yönetemez. Roller açık olmazsa herkes her şeye dokunur, kimse hesap veremez.
Satış danışmanı müşteriyle konuşur, gösterim yapar ve ilk aşamaları izler. Proje koordinatörü daire durumlarını güncel tutar, opsiyon sürelerini takip eder. Belge sorumlusu sözleşme hazırlığını, belge toplamayı ve arşivi yürütür. Proje yöneticisi haftalık raporu okur, fiyat ve kampanya kararını o rapora göre verir.
Rolleri kişilere atarken yetkileri de sınırlandırın. Örneğin daire durumunu "satıldı" olarak yalnızca koordinatör değiştirebilsin; danışmanlar yalnızca opsiyon talebi girsin. Yetki düzeni için alt ofis ve ekip yetkileri yazısına göz atabilirsiniz. Yeni bir proje açıldığında etiket listesini ve opsiyon kuralını baştan yazmayın; önceki projenin düzenini reos'ta örnek alıp aynen kullanın.
Haftalık toplantıya satır satır tablo götürmeyin, tek sayfalık özet yeter. İçine yeni gelen müşteri sayısı, gösterim yapılanlar, yeni opsiyonlar, süresi dolanlar, kapanışlar ve blok bazlı durum girsin. Bu sayıları kendi geçmişinizle karşılaştırın; başka projelerin rakamıyla kıyaslamak yanıltıcı olur. Özette yorumdan çok soru bırakın: "Opsiyon sayısı arttı ama kapanış yok, neden?" sorusu, toplantıya yön verir.
Varsayımsal örnek: Üç bloklu bir projede satış ekibi haftalık özetinde B blokta opsiyon sayısının arttığını, ancak kapanışların gecikmesinin ödeme planı belirsizliğinden kaynaklandığını görüyor. Koordinatör, opsiyonlu müşterilerle ödeme planı görüşmesi için bir hafta içinde randevu açıyor; belge sorumlusu hazırlık listesini reos'ta güncelliyor. Bir sonraki haftanın özetinde opsiyonların iki tanesi sözleşmeye dönüşüyor.
Proje satışında sözleşme türü, ödeme planı ve devir koşulları, ilgili mevzuata göre değişir. Kat irtifakı, iskân ve benzeri kavramlar sürecin parçasıdır; terimleri kat irtifakı ve iskân sayfalarından hatırlayabilirsiniz. Danışman sözleşme maddesini yorumlamaz; müşteriyi müteahhitle ve hukuk danışmanıyla buluşturur, bu da ofisi korur. Ön ödemeli satış gibi özel düzenlemelere tabi satışlarda güncel mevzuatı resmi kaynaktan doğrulayın; ayrıntılar için ön ödemeli konut satışı sözlük sayfası bir başlangıç sunar.
RE-OS'un proje yönetimi özelliği; projeyi etap, blok ve bağımsız bölüm tipi bazında kaydetmek, konum, fiyat aralığı, medya ve belgelerle tanıtmak ve projeye bağlı portföyleri izlemek üzere anlatılır. Mobilde paylaşılan projeler listelenir; kayıt ve düzenleme web panelde yapılır. Daire bazlı stok ve müsaitlik takibi gibi ayrıntıları özellik sayfasından ve deneme hesabınızdan teyit edin. Projeyi kurma adımları için mevcut proje satış takibi nasıl kurulur rehberi de yardımcı olur. Teklif ve pazarlık notlarını ise teklif ve pazarlık kaydı düzeniyle birlikte düşünebilirsiniz.
En sık hatalar şunlar: daire ve müşteri bilgisini tek tabloda tutmak, opsiyona bitiş tarihi koymamak, daire durumunu herkesin değiştirebilmesine izin vermek ve toplantıya haftalık özet yerine yalnızca sözlü bilgiyle girmek.
Proje satışlarında fiyat listesi ve kampanyalar sık değişir. Müşteriye hangi tarihte hangi fiyatın söylendiğini kayıt altında tutmazsanız, "bana bu fiyatı vermiştiniz" tartışması kaçınılmaz olur. Fiyat listesi her güncellendiğinde sürüm tarihini yazın ve müşteri notlarında hangi listenin gönderildiğini belirtin. Kampanya bitiş tarihini ekibe duyurun ve opsiyonlu müşterilerle ilgili özel bir hatırlatma görevi açın. Fiyat değişiminden etkilenen opsiyonları ayrıca listelemek, ekibin gecikmeden müşterileri aramasını sağlar. Müşteriye söylenen her fiyatın tarihiyle birlikte reos'taki müşteri notuna düşmesini ofis kuralı yapabilirsiniz.
Hepsini aynı anda kurmayın, tek bir blokla başlayın. İlk hafta daire durumlarını ve opsiyon bitiş tarihlerini kaydedin; ikinci hafta müşteri aşamalarını ekleyin; üçüncü hafta haftalık özeti hazırlayın. Her adımda ekibin hangi alanı doldurmakta zorlandığını gözlemleyin ve gereksiz alanları çıkarın. Kayıt yükü fazla olduğunda ekip alanları boş bırakır ve sistem güvenilirliğini kaybeder; az ama doğru dolan alan, çok ama yarım dolan alandan işe yarar. İlk tablo yarım kalsa da sorun değil: toplantıda "bu daire kimde?" sorusuna kayıttan cevap verebildiğiniz gün düzen oturmaya başlamıştır.
Reos, RE-OS'un bitişik yazılışıdır ve emlak ofisleri için geliştirilmiş ofis sisteminin adıdır. Proje satışında müşteri, talep ve görev kayıtlarını daire takibiyle aynı düzende tutmak için bu sisteme bakılır.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; hukuki danışmanlık değildir.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
En az müsait, opsiyonlu, rezerve ve satıldı durumları işe yarar. Ofisin ihtiyacına göre ek durumlar tanımlanabilir.
Süre projeye ve ofis politikasına bağlıdır. Önemli olan, her opsiyona bir bitiş tarihi koymak ve uzatma kuralını önceden belirlemektir.
Yapabilirsiniz ancak tek haftanın verisiyle yorum yapmayın. Birkaç haftalık eğilime bakmak daha güvenilirdir.
Genel bilgi vermeli, müşteriyi müteahhit ve hukuk danışmanına yönlendirmelidir.
Evet. Bölüm sayısı az olsa da opsiyon ve müşteri takibi aynı mantıkla yürür.
Sonraki adım: RE-OS Proje Yönetimi
Konu kümesi: Ofis düzeni, otomasyon ve raporlama
Emlak ofisi açmak, dışarıdan bakıldığında düşük sermayeli bir iş gibi görünür: bir vitrin, bir masa, birkaç ilan aboneliği.
Emlak ofisleri, faaliyetleri nedeniyle çeşitli kurumların denetimine tabi olabilir.
Birçok emlak ofisinde rapor, ay sonunda bir tablo doldurmak anlamına gelir.
Tek bir daire satmak ile yüzlerce bağımsız bölümlü bir projeyi satmak arasında, yönetim açısından ciddi bir fark vardır. Projede aynı anda onlarca müşteri, farklı bloklar ve katlar, ön görüşmeler, opsiyonlar ve ödeme planları aynı anda ilerler. Takip düzeni olmadığında hangi dairenin kimde opsiyonlu olduğu, hangi müşterinin hangi aşamada beklediği ve hangi bloğun hızlı gittiği, ancak toplantılarda sözlü olarak konuşulur. Bu da hem hataya hem de çakışmaya yol açar. Düzeni defterde de kurabilirsiniz, bir ofis sisteminde de; RE-OS (reos) notları yalnızca ilgili bölümde geçiyor.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
