Son güncelleme:
Birçok emlak ofisinde rapor, ay sonunda bir tablo doldurmak anlamına gelir. Sayılar toplanır, bir dosyaya konur ve bir sonraki aya kadar açılmaz. Oysa iyi bir rapor, ofis sahibinin "bu ay ne yapacağım" sorusuna cevap veren bir araçtır. Bu yazıda hangi metriklerin gerçekten karar değiştirdiğini, hangilerinin yalnızca dolgu olduğunu ve CRM kayıtlarından nasıl anlamlı bir rapor çıkarabileceğinizi anlatıyoruz. Yazıda hiçbir oran veya hedef değeri vermiyoruz; çünkü doğru rakam her ofisin kendi geçmişinden çıkar. Rapor RE-OS (reos) ya da başka bir sistemden gelsin, önce rapora bakınca hangi kararı vereceğinizi yazın.
Rapor üç şeye hizmet etmelidir: neyin iyi gittiğini görmek, neyin takıldığını bulmak ve bir sonraki adımı belirlemek. Bu üç amaca hizmet etmeyen bir metrik, ne kadar ilginç görünürse görünsün, rapordan çıkarılabilir.
Metrik seçmeden önce şunu yazın: "Bu rapora bakınca hangi kararı vereceğim?" Örneğin:
Ofisin ve danışmanların aylık ya da dönemlik hedeflerini belirleyin, gerçekleşmeyi kayıtlardan izleyin. Hedefi ofis kendisi koyar; dışarıdan bir rakam almak yerine geçmiş dönem kayıtlarınızı temel alın. Hedefe ne kadar yaklaşıldığı, ay ortasında müdahale imkanı verir. Raporun besleneceği kayıtları baştan düzenli girmek, rapor kalitesini belirler.
Tamamlanan işlemlerin ciro ve komisyon bilgisi düzgün kaydedilirse, hangi işlem tipinin (satış, kiralama, bölge) ofise ne kadar katkı yaptığı görülebilir. Ödenmeyi bekleyen komisyonlar da ayrı bir takip konusudur. Bu kayıtların muhasebeyle uyumunu mali müşavirinize sorun.
Yeni gelen müşteri, görüşmeye dönüşen müşteri, yer gösterme yapılan müşteri ve işleme dönüşen müşteri sayıları, bir sürecin hangi aşamasında tıkandığınızı gösterir. Bu sayıları dışarıdaki oranlarla değil, önce kendi geçmişinizle karşılaştırın. Aşamaları netleştirmek için lead hunisi: aşamalar ve geçiş ölçütü rehberine bakabilirsiniz.
Kaç portföy yayında, ne kadar süredir bekliyor, fiyatı güncellendi mi, kaç talep ile eşleşti? Uzun süredir hareket etmeyen portföyler, fiyat görüşmesi için aday listesidir. İlk ay üç beş metrikle başlayın; reos'ta bu sayıları görmeye alıştıkça ofis ritminize göre genişletin.
Yapılan arama, yer gösterme ve görev tamamlama sayıları, performansın erken göstergesidir. Bu sayılara danışmanı denetlemek için bakmayın; kimin nerede desteğe ihtiyaç duyduğunu görmek için bakın. Faaliyet verisi ile sonuç verisini birlikte okuyun.
Müşterinin hangi kanaldan geldiğini (ilan portalı, tavsiye, sosyal medya, tabela) kaydetmek, bütçenin nereye gitmesi gerektiği sorusuna ışık tutar. Kaynak boş bırakılıyorsa, bu metrik hiç çalışmaz; kayıt disiplini şarttır.
Şu tür sayılar tek başına kararı değiştirmez:
Bunlar bir bağlam eklendiğinde işe yarar: örneğin geçen ayla karşılaştırma ya da sonuca oranı.
Ayrıntılı bir aylık rapor akışı için emlak ofisi için aylık raporlama rehberine bakabilirsiniz.
Rapor, girilen veri kadar doğrudur. Yer gösterme kaydedilmediyse, rapor yer gösterme göstermez. Raporlamadan önce kayıt alışkanlığını oturtun: aşama güncellemesi, kaynak seçimi, işlem sonuçları. Danışmanlara "rapor için değil, kendi işiniz için kaydedin" mesajını verin.
RE-OS'ta bu amaçla performans raporları özelliği sunulur. Raporun beslendiği kayıtları da portföy yönetimi ve müşteri takibi alanlarında tutarsınız. Kendi verinizle denemek için RE-OS.com üzerinden talepte bulunabilirsiniz.
Rapor yalnızca ay sonunda açılıyorsa, müdahale için çok geç kalınmış olur. Haftalık on beş dakikalık bir toplantıyı reos ekranını açarak yapın; şu üç yere bakmak yeter: gelen ve takipte bekleyen müşteriler, yer gösterme planı, bekleyen portföyler. Toplantı bitince herkesin haftalık tek önceliği belli olsun.
Rapor "denetim aracı" gibi algılanırsa kayıt kalitesi düşer. Herkes kendi sayısını ofisin genel durumuyla birlikte görsün; başarıları paylaşın, takılan noktaları birlikte konuşun, destek ihtiyacını sorun. Danışman raporda kendi işine yarayan bir şey görürse kayıt tutmayı da sürdürür.
Varsayımsal bir ofiste ay sonu raporunda yer gösterme sayısı geçen aya göre düşmüş olsun. Tek başına bu sayı, hangi kararın verileceğini söylemez. Müşteri akışına bakıldığında yeni talep sayısı da düşmüşse sorun büyük ihtimalle kaynak tarafındadır; ilan yenileme ve görünürlük gündeme gelir. Yeni talep sayısı aynıysa ama yer gösterme düşmüşse, takıldığı yer geri dönüş hızı ya da randevu planlaması olabilir. İki durumda da rapor aynı sayıyı gösterir, ama alınacak karar farklıdır; her metriği bir komşusuyla birlikte okuyun. Bunun için reos'taki kayıtların eksiksiz olması gerekir, aşağıdaki kontrol bunu yoklar.
Rapor çıkarmadan önce on dakikalık bir kontrol yapın: kaynak alanı boş kalan kart var mı, aşaması güncellenmemiş talep var mı, kapanmış ama sistemde açık görünen portföy var mı, komisyon bilgisi girilmemiş işlem var mı? Eksik çıkanları ilgili danışmana görev olarak verin; bir sonraki ayın raporu kendiliğinden düzelir.
İyi bir rapor birkaç metrikle net karar aldırır. Önce sorunuzu, sonra metriğinizi, en son hedefinizi belirleyin. Aylık ritim oturunca rapor geçmişi anlatan bir belge olmaktan çıkıp ofisi yönlendiren bir araca döner. Başlamak için geçen ayın raporunu açın ve hiçbir kararı etkilemeyen satırı çıkarın.
Not: Bu yazı oran veya hedef değeri içermez. Muhasebe, komisyon ve vergi konularında güncel resmi kaynaklardan ve mali müşavirinizden doğrulama alın.
reos, RE-OS adının tiresiz ve kısa söylenişidir; emlak ofislerinin portföy, müşteri ve görev kayıtlarını bir arada tuttuğu sistemi anlatır. Raporun hangi alanları kapsadığını özellik sayfasından görebilirsiniz; bu yazı ise hangi metriğe bakılacağına odaklanır.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Üç beş metrik çoğu zaman yeterlidir: hedef ve gerçekleşme, müşteri akışı, portföy durumu ve komisyon. Önce az sayıyla başlayın.
Aylık bir ana rapor ve haftalık kısa bir kontrol çoğu ofis için uygundur; ritim ofise göre değişir.
Kendi geçmiş dönem kayıtlarınızdan başlayın. Dışarıdan alınan oranlar ofisinizin gerçekliğini yansıtmayabilir.
Rapor eksik ve yanıltıcı olur. Kaydın danışmanın kendi işine yaradığını göstermek ve basit kurallar koymak çözüm olabilir.
Takip amacıyla evet; resmî muhasebe kaydının yerine geçmez.
Sonraki adım: Performans raporları
Konu kümesi: Ofis düzeni, otomasyon ve raporlama
Pipeline, yani satış hattı, bir müşterinin ilk temastan kapanışa kadar geçtiği aşamaların görsel düzenidir.
Tek ofisli bir yapıda herkes birbirini tanır; kimin neye bakacağı çoğunlukla sözlü olarak çözülür.
Tek bir daire satmak ile yüzlerce bağımsız bölümlü bir projeyi satmak arasında, yönetim açısından ciddi bir fark vardır.
Birçok emlak ofisinde rapor, ay sonunda bir tablo doldurmak anlamına gelir. Sayılar toplanır, bir dosyaya konur ve bir sonraki aya kadar açılmaz. Oysa iyi bir rapor, ofis sahibinin "bu ay ne yapacağım" sorusuna cevap veren bir araçtır. Bu yazıda hangi metriklerin gerçekten karar değiştirdiğini, hangilerinin yalnızca dolgu olduğunu ve CRM kayıtlarından nasıl anlamlı bir rapor çıkarabileceğinizi anlatıyoruz. Yazıda hiçbir oran veya hedef değeri vermiyoruz; çünkü doğru rakam her ofisin kendi geçmişinden çıkar. Rapor RE-OS (reos) ya da başka bir sistemden gelsin, önce rapora bakınca hangi kararı vereceğinizi yazın.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
