Son güncelleme:
Pipeline, yani satış hattı, bir müşterinin ilk temastan kapanışa kadar geçtiği aşamaların görsel düzenidir. Kâğıt üzerinde basit görünür: sütunlar, kartlar, oklar. Uygulamada ise çoğu ofiste pipeline iki şekilde bozulur. Ya aşama sayısı o kadar fazladır ki kimse doğru sütunu seçemez, ya da aşamaların ne zaman değişeceği belirsizdir ve kartlar haftalarca aynı yerde bekler. Pipeline'ı RE-OS (reos) üzerinde kuracaksanız da aşama ve geçiş ölçütleri önce kâğıtta netleşmeli.
İyi bir pipeline, danışmana "şimdi ne yapmalıyım?", yöneticiye de "nerede tıkanıyoruz?" sorusunun cevabını verir. Yazının geri kalanı üç soruya dayanıyor: aşamalar nasıl adlandırılır, kart ne zaman bir sonrakine geçer, bekleyen kayıtlar nasıl temiz tutulur. Daha genel bir çerçeve için lead hunisi, aşamalar ve geçiş ölçütü rehberine de göz atabilirsiniz.
Müşteri sayısı az olduğunda hafıza yeterli görünür. Ancak aynı anda yirmi otuz aktif müşteriyle çalışan bir danışman, kimin hangi aşamada olduğunu, kime ne zaman döneceğini ve hangi müşterinin ilgisinin soğuduğunu zihninde tutamaz. Pipeline bu bilgiyi dışarı taşır ve üç iş görür:
Altı yedi aşamayı geçen bir pipeline, çoğu ofiste kullanılmaz hale gelir. Aşağıdaki yapı bir başlangıç önerisidir; iş akışınıza göre sadeleştirebilirsiniz:
Bunların yanında iki ayrı durum bulunur: "beklemede" (müşteri şimdilik pasif ama kapanmadı) ve "kaybedildi" (başka yerden aldı, vazgeçti, ulaşılamıyor). Kayıp nedenini tek kelimeyle nota yazmak, ilerideki analiz için yeter.
Pipeline'ın en kritik kısmı budur. Ölçüt yazılı değilse her danışman kendi sezgisiyle kart taşır ve aynı aşama farklı kişiler için farklı anlama gelir. Her geçiş için tek cümlelik, gözlemlenebilir bir ölçüt yazın.
Müşteriyle gerçek bir konuşma yapıldı ve sonuç nota yazıldı. Cevapsız aramalar bu geçişi tetiklemez; yalnızca deneme kaydı olarak not edilir.
Talep kaydındaki zorunlu alanlar (bölge, bütçe aralığı, mülk türü) dolduruldu. Alanlar boşsa kart ilerlemez. Müşteriye hangi soruların sorulacağı için lead nitelendirme rehberi bir fikir verebilir.
En az bir portföy müşteriyle paylaşıldı veya yer gösterme randevusu takvime girdi. Müşteriye özel portföy bağlantısı gönderiyorsanız, bağlantının açılıp açılmadığı bu geçişin yardımcı işareti olabilir. reos'un sıcak müşteri takibi başlığını da kendi aşamalarınızla eşleştirerek okuyun: hangi işaret hangi geçişe kanıt olur?
Müşteri bir portföy için somut bir fiyat veya koşul konuştu. Genel beğeni ifadeleri ("güzelmiş") bu geçiş için yeterli değildir.
Taraflar yazılı olarak uzlaştı ve sözleşme süreci başladı. Teklif ve pazarlık notlarının nasıl tutulacağı için teklif ve pazarlık kaydı rehberine bakabilirsiniz.
Her pipeline'da bir aşamada haftalarca duran kartlar birikir. Bunlar iki sorun yaratır: gerçek durumu gizler ve ekibin görünür iş yükünü şişirir. Çözüm basittir ama disiplin ister: her aşama için bir "bekleme sınırı" belirleyin. Örneğin iletişim aşamasında on dört günden uzun süredir hareketsiz kayıt, danışmana gözden geçirme görevi olarak dönsün. Gözden geçirmede üç seçenek vardır: takip planı yap, beklemeye al ya da kaybedildi olarak kapat.
Kapatılmış kayıt gerçek resmi gösterir; açık bırakılmış ölü kayıt tüm oranları bozar.
Pipeline düzenli kullanıldığında yönetici şu soruları sorabilir:
Bu sorulara güvenilir cevap verebilmek için aşama güncellemesinin sadece kapanışta değil, her değişiklikte yapılması gerekir. Aksi hâlde pipeline, geçmişi değil dileği gösterir. Rakam toplarken tek bir haftaya bakıp sonuç çıkarmayın; eğilimler birkaç hafta izlendiğinde anlam kazanır. Bekleyen kartları temizlemek, reos'ta kurduğunuz pipeline'ın da güvenilirliğini korur.
Dört danışmanlı varsayımsal bir ofis her Pazartesi yirmi dakikalık bir pipeline toplantısı yapıyor. Gündem sırası sabit: önce teklif aşamasındaki kayıtlar, sonra yer gösterme aşaması, son olarak bekleme sınırını aşan kartlar. Her danışman yalnızca sonraki adımını söylüyor: "Salı günü ikinci kez gösteriyorum", "Çarşamba mal sahibiyle fiyat konuşacağım". Toplantı sonunda bekleme sınırını aşan kartlar için karar veriliyor ve sistem güncelleniyor. Beş hafta sonra ofis, yer gösterme aşamasında kayıtların biriktiğini fark ediyor ve gösterme sonrası takip düzenini gözden geçiriyor. Ofis kararı, pipeline'ın gösterdiği tıkanıklığa dayandırıyor.
RE-OS'ta sıcak müşteri takibi, özel portföy bağlantısını birkaç kez açan müşterileri ana ekranda öne çıkarır; pipeline'da önce hangi kayda dönüleceği için ipucu verir. Takip ve görevler için görev, ajanda ve takvim, ekip rakamları için performans raporları sayfasına bakabilirsiniz. Hangi platformda (web veya mobil) neyin çalıştığını özellik sayfalarından görebilirsiniz.
"Sıcak", "ılık", "soğuk" gibi etiketler kişiden kişiye değişir. Aşamayı müşterinin ne yaptığına bağlayın: görüştü, gördü, teklif verdi. Gözlemlenebilir eylemler ortak dil kurar.
Yatırımcı alıcı, ilk evini arayan çift ve kiracı farklı hızda ilerler. Aynı bekleme sınırını hepsine uygulamak yanlış alarm üretir, müşteri türüne göre farklı sınırlar tanımlayın. Haftalık pipeline toplantısını sistemi açtığınız ilk günden takvime yazın; reos'ta kuracağınız aşamalar o toplantının gündemi olsun.
Ay sonu toplu güncelleme, kayıtları geçmişe dönük tahmine dönüştürür. Aşamayı müşteriyle konuşmanın hemen ardından güncellemek bir dakikadan az sürer ve pipeline'ı güvenilir tutar.
İyi pipeline az aşamalıdır, geçiş ölçütleri yazılıdır ve düzenli temizlenir. Elinizdeki açık müşterilerin her birine bugünkü aşamasını yazarak başlayın; kartların nerede biriktiği ilk bakışta görünür. Aşama sayısı bilerek az tutuldu.
reos, RE-OS'un günlük konuşmada tiresiz söylenen adıdır; emlak ofislerinin müşteri, talep ve portföy kayıtlarını tuttuğu sistemi anlatır. Pipeline kurarken bu yazıdaki aşama ve geçiş ölçütleri, hangi araçta çalışırsanız çalışın aynı kalır.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Çoğu ofis için beş ila yedi aşama yeterlidir; fazlası kullanımı zorlaştırır. Ofisinizin gerçek iş akışına göre belirleyin.
Aşamalar farklı olduğu için çoğu ofis ayrı iki hat tutar: biri alıcı/kiracı, biri portföy sahibi için.
Silmek yerine kayıp nedeniyle kapatmak geçmişi korur. Saklama süreleri için güncel mevzuatı doğrulayın.
Hayır. Pipeline, CRM içindeki bir görünümdür; CRM ise müşteri, portföy, görev ve görüşme kayıtlarının tümünü kapsar.
Sonraki adım: RE-OS Sıcak Müşteri Takibi
Konu kümesi: Ofis düzeni, otomasyon ve raporlama
Tek ofisli bir yapıda herkes birbirini tanır; kimin neye bakacağı çoğunlukla sözlü olarak çözülür.
Tek bir daire satmak ile yüzlerce bağımsız bölümlü bir projeyi satmak arasında, yönetim açısından ciddi bir fark vardır.
Emlak ofisi açmak, dışarıdan bakıldığında düşük sermayeli bir iş gibi görünür: bir vitrin, bir masa, birkaç ilan aboneliği.
Pipeline, yani satış hattı, bir müşterinin ilk temastan kapanışa kadar geçtiği aşamaların görsel düzenidir. Kâğıt üzerinde basit görünür: sütunlar, kartlar, oklar. Uygulamada ise çoğu ofiste pipeline iki şekilde bozulur. Ya aşama sayısı o kadar fazladır ki kimse doğru sütunu seçemez, ya da aşamaların ne zaman değişeceği belirsizdir ve kartlar haftalarca aynı yerde bekler. Pipeline'ı RE-OS (reos) üzerinde kuracaksanız da aşama ve geçiş ölçütleri önce kâğıtta netleşmeli.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
