Son güncelleme:
Emlak ofisleri, faaliyetleri nedeniyle çeşitli kurumların denetimine tabi olabilir. Denetim günü gelip çattığında belgelerin nerede olduğunu aramak, hem stresli hem de zaman alıcıdır. Aşağıdaki liste, denetimlerde hangi belgelerin istenebileceğini genel bir çerçevede gösteriyor ve düzenli bir belge dosyası kurmanız için adımları sıralıyor. Belgeleri tek bir sistemde toplamayı düşünüyorsanız RE-OS (reos) de sınanabilecek yerlerden biridir; dosya iskeleti aşağıda.
Emlak aracılığı faaliyetlerine ilişkin yükümlülükler, belge türleri, denetleyen kurumlar ve olası yaptırımlar mevzuata dayanır ve zamanla değişebilir. Bu yazı hukuki görüş değildir; madde numarası, süre ya da ceza tutarı yazmaz. Ofisiniz için geçerli yükümlülükleri bakanlığın ve meslek örgütünün güncel duyurularından, gerekirse bir uzmandan öğrenin.
Ayrıntılar mevzuata göre değişse de, bir emlak ofisinin belge dosyasında genellikle şu başlık grupları yer alır:
Denetim bir olay değil, bir süreçtir. Belgeler dağınık olduğunda, eksik bir belgenin varlığı mı yoksa bulunamaması mı sorun olduğu karışır. Önceden hazırlanmış bir belge dosyası, hem denetime hazırlık sağlar hem de günlük işlerde (örneğin sözleşme arayışında) zaman kazandırır. Dijital kopyalar nerede dururlarsa dursunlar (reos kayıtlarında ya da ofisin ortak arşivinde) aynı klasör düzenini izlesin.
Ofisin sahip olduğu ve sahip olması gereken belgelerin bir listesini yapın. Liste, resmi kaynaklardan doğruladığınız yükümlülüklere göre hazırlanmalıdır. Hangi belge kimde, nerede, hangi tarihte geçerli ve ne zaman yenilenecek sorularına cevap verin.
Basit ve herkesin anlayacağı bir yapı kurun: ofis belgeleri, personel, sözleşmeler, ilanlar, mali evrak, kişisel veri. Dijital ve fiziksel arşivi aynı yapıda tutarsanız arama kolaylaşır. Ayrıntılı bir düzen için belge arşivi düzeni: hangi belge nerede tutulur rehberine bakabilirsiniz.
Yetkilendirme ve diğer sözleşmeler, ofisin en çok sorgulanan belgeleri arasındadır. İmzalı sözleşmelerin tarama kopyalarını müşteri ve portföy kaydına bağlı tutmak, "bu portföyün sözleşmesi nerede?" sorusunu ortadan kaldırır. RE-OS'ta sözleşme ve dijital imza özelliği, sözleşme oluşturma ve imzaya gönderme akışı için anlatılır.
Süresi dolan belgeler sessizce sorun yaratır. Her belge için bir yenileme tarihi belirleyin ve hatırlatma oluşturun. Görev, ajanda ve takvim özelliğiyle bu hatırlatmaları görev olarak oluşturabilirsiniz. reos'taki görevler yalnızca tarihi hatırlatır; hangi belgenin gerektiği envanterden gelir.
Belgeler kişisel veri içerebilir. Kimin hangi belgeye erişebileceğini belirleyin ve ayrılan çalışanın erişimini kapatın. Yetki düzeni için ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.
Üç ya da altı ayda bir, ofis yöneticisi belge dosyasını kontrol listesiyle gözden geçirsin. Bu kontrolü kısa bir takvim görevi haline getirin.
Aşağıdaki yapı yalnızca düzen fikri verir; hangi belgenin zorunlu olduğuna karar vermez; kendi envanterinize göre uyarlayın.
Klasör adlarını numaralamak, herkesin aynı sırayla bakmasını sağlar. Her klasörün başında kısa bir "bu klasörde ne olur" notu olması, yeni gelenlere yol gösterir.
Belge düzeni "herkesin sorumluluğu" olduğunda kimsenin sorumluluğu olur. Ofiste bir kişiyi (örneğin ofis yöneticisi) belge sorumlusu yapın. Bu kişi yeni belgelerin arşive girmesini, geçerlilik tarihlerinin takibini ve düzenli iç kontrolü yürütür. Sorumlu kişi tatildeyken yerine bakacak bir yedek de belirleyin.
Bazı belgelerin ıslak imzalı fiziksel kopyası gerekebilir; bunların dijital taramasını alıp aynı klasör düzeniyle saklamak, arama süresini kısaltır. Fiziksel evrakın nerede durduğunu da dijital kayıtta not edin. Böylece "aslı hangi dolapta" sorusu çözülür. Hangi belgenin hangi biçimde ve ne kadar süre saklanacağı yine mevzuata bağlıdır.
Varsayımsal bir ofis, belge dosyasını yıl boyunca canlı tutmak için dört satırlık bir takvim kurabilir. Ocak ayında belge envanteri güncellenir ve geçerlilik tarihleri gözden geçirilir. Nisan ayında klasör düzeni ve erişim yetkileri kontrol edilir. Temmuz ayında sözleşme kayıtlarının imzalı kopyalarla uyumuna bakılır. Ekim ayında kişisel veri düzeni ve saklama politikası yeniden okunur. Ayların seçimi tamamen ofise aittir; önemli olan tarihlerin takvimde görev olarak durması ve her kontrolün sonunda kısa bir not düşülmesidir. Her kontrolde çıkan eksiği reos'ta kişiye ve tarihe bağlı bir görev yapın; denetim günü açık kalan işlerin sayısı belli olur.
Her iç kontrolün ardından üç şeyi yazın: ne kontrol edildi, ne eksik bulundu, eksik kim tarafından hangi tarihe kadar tamamlanacak. Bu not, denetim gününde "belgeleri düzenli takip ediyoruz" demenin dayanağına dönüşür ve ofis yöneticisi değişse bile sürecin sürekliliğini korur.
Denetim gününü belirleyen şey, belge dosyasının o gün ne kadar hazır olduğudur. Önce sorumluya tek bir iş verin: envanterin ilk taslağı. Klasör düzeni, sözleşme kaydı ve geçerlilik takibi o taslaktan çıkar. Sıra hep aynıdır: önce envanter, sonra düzen.
RE-OS adı bitişik yazılınca reos olur; emlak ofisleri için geliştirilmiş ofis sistemini anlatır. Denetim yükümlülüklerini mevzuat belirler; sistemin işi yalnızca belge dosyasının düzenini ve tarihlerini tutmaktır.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Bu, mevzuata göre belirlenir ve değişebilir. Güncel liste için ilgili kurumun duyurularına bakın.
Kapsam ve sıklık ilgili kurumun uygulamasına bağlıdır. Belge dosyanızı her zaman hazır tutmak en güvenli yoldur.
Hangi belgenin hangi biçimde saklanması gerektiği mevzuata bağlıdır. Dijital arşiv bulmayı kolaylaştırır; saklama süreleri ayrı bir konudur.
Geçerlilik koşulları mevzuata bağlıdır ve değişebilir. Kullanacağınız belge türü için güncel düzenlemeyi hukuk danışmanınıza sorun.
Sözleşme ve dijital imza ile ofis ve kullanıcı yönetimi özellikleri, sözleşme akışı ve yetki düzeni için kullanılabilir; belge arşivinin eksiksizliği ve hukuki uygunluk ofisin sorumluluğundadır.
Sonraki adım: Sözleşme ve dijital imza
Konu kümesi: Ofis düzeni, otomasyon ve raporlama
Birçok emlak ofisinde rapor, ay sonunda bir tablo doldurmak anlamına gelir.
Pipeline, yani satış hattı, bir müşterinin ilk temastan kapanışa kadar geçtiği aşamaların görsel düzenidir.
Tek ofisli bir yapıda herkes birbirini tanır; kimin neye bakacağı çoğunlukla sözlü olarak çözülür.
Emlak ofisleri, faaliyetleri nedeniyle çeşitli kurumların denetimine tabi olabilir. Denetim günü gelip çattığında belgelerin nerede olduğunu aramak, hem stresli hem de zaman alıcıdır. Aşağıdaki liste, denetimlerde hangi belgelerin istenebileceğini genel bir çerçevede gösteriyor ve düzenli bir belge dosyası kurmanız için adımları sıralıyor. Belgeleri tek bir sistemde toplamayı düşünüyorsanız RE-OS (reos) de sınanabilecek yerlerden biridir; dosya iskeleti aşağıda.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
