Son güncelleme:
Tek ofisli bir yapıda herkes birbirini tanır; kimin neye bakacağı çoğunlukla sözlü olarak çözülür. Şube sayısı arttıkça ya da franchise ağı büyüdükçe bu yöntem çöker. Hangi danışman hangi şubenin portföyünü görür? Şube müdürü başka şubenin müşteri listesine bakabilir mi? Genel merkez, şubelerin kayıtlarına hangi ölçüde erişir? Bu sorular cevapsız kaldığında iki sorun ortaya çıkar: ya herkes her şeyi görür ve gizlilik riski doğar, ya da kimse bir şey göremez ve işbirliği tıkanır. Yetki kurallarını önce kâğıtta çizin; sonra RE-OS (reos) dahil hangi sistemi seçerseniz ona uygulayın.
Önce rolleri bir matrise yazıyor, sonra en az yetki ilkesine, süreli yetkiye ve danışman ayrıldığında yapılacaklara geçiyoruz. Anlatılanlar hangi yazılımı kullandığınızdan bağımsızdır. Kişisel verilerin korunması ve franchise sözleşmeleri ayrı birer hukuk konusudur; bu yükümlülükler için hukuk danışmanınıza başvurun.
Yetki tanımı, teknik bir ayar gibi görünse de aslında bir yönetim kararıdır. Bir danışmanın hangi kayıtlara erişeceği, müşteri bilgisinin ne kadar korunacağı, ekip içi rekabetin nasıl yönetileceği ve danışman ayrıldığında ofisin neyi kaybedeceği bu kararla belirlenir. Yetkiyi bilgi işlem sorumlusuna bırakmak yerine, ofis yönetiminin kararlarıyla bağlamak gerekir. Bu karar bir kez verilir, sonra yazılı olarak uygulanır ve düzenli olarak gözden geçirilir.
İlk adım, ofisteki rolleri listelemek ve her rol için erişim kapsamını yazmaktır. Çoğu yapıda şu rol grupları görülür: broker ya da ofis sahibi, ofis müdürü, danışman ve asistan. Franchise ağlarında buna genel merkez ya da bölge sorumlusu da eklenir. Matrisi basit bir tablo olarak düşünün: satırlarda kayıt türleri (müşteri, talep, portföy, rapor, ofis ayarları), sütunlarda roller bulunur ve her hücre "görür", "düzenler" ya da "göremez" şeklinde doldurulur. Matrisi çizmeden önce reos'ta tanımlı rollere bakın; sistemde karşılığı olmayan bir rol için hücre doldurmak boşuna zaman alır.
Varsayımsal örnek: Üç şubeli bir ofiste danışman yalnızca kendi müşterilerini ve kendi portföylerini düzenler. Şube müdürü kendi şubesindeki tüm kayıtları görür ve düzenler. Broker tüm şubeleri görür ve raporları inceler. Asistan, atandığı danışmanın takvimini ve görevlerini yönetir ama finansal kapanış kayıtlarını göremez. Bu dört satırlık özet, ofisin yetki politikasının iskeletini oluşturur.
Her role, işini yapması için gereken en dar erişim verilmelidir. Kişisel veri korumasının da, operasyonel güvenliğin de temeli budur. Yeni gelen danışmana tüm ofisin müşteri listesini açmak kolay görünür; sorun o danışman ayrıldığında çıkar. Rolün gerektirdiği kadar erişim verin, fazlası gerekirse gerekçesini yazarak açın. Ortak çalışan yapılarda da kayıtlar tamamen açık olmaz; paylaşım bilinçli ve izlenebilir olmalıdır.
Çok şubeli yapıların avantajı, portföy ve taleplerin şubeler arasında paylaşılabilmesidir. Bir şubedeki alıcı, başka bir şubedeki portföye eşleşebilir. Ancak bu paylaşım, kişisel müşteri bilgisinin kontrolsüz yayılması anlamına gelmemelidir. İyi bir model, portföy ve talep gibi eşleştirme için gerekli bilgilerin paylaşılmasını, müşterinin iletişim bilgisi ve özel notlarının ise kayıt sahibiyle sınırlı kalmasını sağlar. Ortak veri düzeni için çoklu şube yönetiminde ortak veri düzeni rehberine bakabilirsiniz. Şubeler arası eşleşmede kimin neyi göreceği, kişilerin hatırladığına değil rol tanımına bağlı olmalı.
Bir şube müdürü izne çıktığında, bir danışman başka bir şubeye geçici olarak destek verdiğinde ya da bir proje için kısa süreli erişim gerektiğinde, kalıcı rolü değiştirmek yerine süreli yetki vermek daha doğrudur. Süreli yetkinin bitiş tarihi olmalıdır; aksi halde geçici yetki fark edilmeden kalıcı hale gelir. Süre dolduğunda yetkinin kapandığını kontrol eden bir kişi belirleyin. İzin dönemlerinde müşteri takibinin nasıl devredileceği için danışman izin döneminde müşteri takibi rehberini inceleyebilirsiniz.
Yetki düzeninin asıl sınavı bir danışmanın ayrılmasıdır. Sırayla şunları yapın:
Adım adım plan danışman ayrılınca portföy ve müşteri devri rehberinde var. Devir listesini reos'taki kayıtlardan çıkarmak, kimin neyi yürüttüğünü hatırlamaya çalışmaktan çok daha hızlıdır.
Franchise ağlarında genel merkezin göreceği veri ile şubenin kendi müşterisine ait veri arasında net bir ayrım yapılmalıdır. Hangi raporların merkezle paylaşılacağı, hangi bilgilerin şubeye özel kalacağı franchise sözleşmesinde ve veri işleme düzeninde tanımlanmalıdır. Bu tür düzenlemeler hukuki nitelik taşır; yazılım ayarları yalnızca bu kararların uygulanma aracıdır. Franchise ofisleri için yazılım seçerken dikkat edilecekler konusunda franchise ofis yönetim yazılımı rehberi ek bir bakış sunar. Franchise terimlerinde ofislerde kullanılan söyleyişi esas aldık.
RE-OS'un ofis ve kullanıcı yönetimi özelliği; tek hesap altında birçok ofis tanımlamayı, her ofise kullanıcı ve rol atamayı, süreli geçici rol vermeyi ve müşteri kayıtlarını kimin göreceğini ofis bazında belirlemeyi kapsayacak şekilde anlatılır. Atanan roller broker, ofis yöneticisi, danışman ve asistandır; ofisler birbirine ana ve alt ofis olarak bağlanmaz, birleşik görünüm kullanıcının bağlı olduğu ofislerden gelir. Ofis ve kullanıcı hakkı paketinize bağlıdır; paket sınırlarını, rol kapsamlarını ve güncel koşulları özellik sayfasından ve fiyatlar sayfasından teyit edin.
Hataların çoğu yukarıdaki adımların atlanmasından çıkar: yeni gelene geniş yetki verilir, geçici yetkiye bitiş tarihi konmaz, matris yazıya dökülmeden "herkes bilir" denir, ayrılan danışmanın hesabı geç kapanır.
Bir kez kurulan yetki düzeni zamanla eskir. Roller değişir, kişiler başka şubelere geçer, geçici yetkiler unutulur. Bu yüzden üç ayda bir kısa bir yetki gözden geçirmesi yapın. Gözden geçirmede şu sorulara bakın: Aktif olmayan kullanıcılar var mı? Rolü artık işine uymayan biri var mı? Süresi dolması gereken geçici yetkiler hâlâ açık mı? Sonuçları kısa bir not olarak arşivleyin; yıllar sonra "bu yetki neden verilmişti?" sorusunun cevabı elinizde olur. Küçük bir ofiste bu gözden geçirme yarım saati geçmez, büyük bir ağda ise şube müdürleri kendi şubeleri için yapıp merkeze özet iletebilir. Gözden geçirmenin notunu reos'a işlerseniz bir yıl sonra hangi yetkinin neden verildiği orada okunur.
Yeni gelen danışmanlar için standart bir başlangıç paketi tanımlamak da yetki disiplinine yardımcı olur: ilk hafta yalnızca kendi kayıtlarına erişim, ilk ayın sonunda ofis eğitiminin ardından ek yetkiler. Böylece her yeni kişi için ayrı bir pazarlık yapılmaz, herkese aynı yol uygulanır.
Reos, RE-OS adının tiresiz yazılışıdır; emlak ofisleri için geliştirilmiş ofis sistemini anlatır. Çok şubeli yapıda kimin hangi müşteri, portföy ve talep kaydını göreceği bu sistemde rol bazında tanımlanır.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; hukuki danışmanlık değildir.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Genellikle ortak bir sistemde şube bazlı yetkilendirme daha tutarlıdır. Karar, ofisin veri paylaşım politikasına bağlıdır.
Bu bir politika kararıdır. En az yetki ilkesi gereği, ihtiyaç yoksa erişim verilmemesi daha güvenlidir.
İhtiyaç kadar. Bitiş tarihi belirleyin ve dolduğunda yetkinin kapandığını kontrol edin.
Ofisin devir politikasına göre belirlenir. Devir tarihini ve gerekçesini kayda geçirin.
Pratikte öyle davranmak gerekir: kişisel verinin korunması ve franchise sözleşmelerindeki yükümlülükler bir yetki düzeni olmadan karşılanamaz. Kesin hükümler mevzuata ve sözleşmeye bağlıdır.
Sonraki adım: RE-OS Ofis ve Kullanıcı Yönetimi
Konu kümesi: Ofis düzeni, otomasyon ve raporlama
Tek bir daire satmak ile yüzlerce bağımsız bölümlü bir projeyi satmak arasında, yönetim açısından ciddi bir fark vardır.
Emlak ofisi açmak, dışarıdan bakıldığında düşük sermayeli bir iş gibi görünür: bir vitrin, bir masa, birkaç ilan aboneliği.
Emlak ofisleri, faaliyetleri nedeniyle çeşitli kurumların denetimine tabi olabilir.
Tek ofisli bir yapıda herkes birbirini tanır; kimin neye bakacağı çoğunlukla sözlü olarak çözülür. Şube sayısı arttıkça ya da franchise ağı büyüdükçe bu yöntem çöker. Hangi danışman hangi şubenin portföyünü görür? Şube müdürü başka şubenin müşteri listesine bakabilir mi? Genel merkez, şubelerin kayıtlarına hangi ölçüde erişir? Bu sorular cevapsız kaldığında iki sorun ortaya çıkar: ya herkes her şeyi görür ve gizlilik riski doğar, ya da kimse bir şey göremez ve işbirliği tıkanır. Yetki kurallarını önce kâğıtta çizin; sonra RE-OS (reos) dahil hangi sistemi seçerseniz ona uygulayın.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
