Son güncelleme:
Kapora, bir emlak işleminde tarafların ciddiyetini gösteren ilk somut adımdır. Aynı zamanda dolandırıcıların en çok hedef aldığı noktadır: sahte ilan, sahte mal sahibi, sahte ofis ve baskı altında verilen acele kararlar bu aşamada bir araya gelir. Mağdur olan müşteri parasını kaybeder; ismi kullanılan ofis ise itibar kaybı yaşar. Bu yüzden ofisler için kapora güveni, tek tek danışmanların inisiyatifine değil yazılı bir protokole dayanmalıdır. Kapora güvenliği önce bir protokol meselesidir; kayıtları RE-OS (reos) ya da başka bir sistemde tutmanız bu çerçeveyi değiştirmez.
Önce dolandırıcılıkların ortak işaretlerini, ardından ofisin kendi içinde uygulayabileceği protokolü sıralıyoruz. Yazı hukuki görüş değildir; kaporanın hukuki niteliği, iadesi ve ispatı için güncel mevzuata bakın, gerekirse bir avukata danışın. Dolandırıcılık şüphesi varsa kolluk ve savcılık birimlerine başvurulur.
Biçimler değişse de ortak işaretler benzerdir. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı bir arada görülüyorsa durup doğrulama yapın:
Tek işaret bir şey kanıtlamaz. İşaretler biriktiğinde ise işlemi yavaşlatıp doğrulamak için yeterli gerekçe vardır.
İşleme konu mülkün gerçekten satıcıya ait olduğunu ve satma yetkisinin bulunduğunu doğrulamadan kapora sürecine girmeyin. Tapu kaydının kontrolü, kimlik ile tapu sahibinin eşleştirilmesi ve vekâletle işlem yapılıyorsa vekâletin kontrolü adımlarını ofis protokolüne yazın. Hangi belgenin hangi kanaldan kontrol edileceği mevzuata ve uygulamaya bağlıdır; güncel yöntemi resmî kaynaklardan teyit edin. Protokol adımlarını görev listesi olarak reos'a yazın; ofis dosyasındaki kâğıt kopya yedek olsun.
Kapora verecek ve alacak tarafın kimliğinin yüz yüze veya güvenilir bir yöntemle doğrulanması gerekir. Kimlik bilgilerinin kayda alınması kişisel veri sorumluluğu doğurur.
Mümkün olduğunca izlenebilir ödeme yolları kullanın ve ödemenin kimden kime, hangi açıklamayla yapıldığının kayıt altında olmasını sağlayın. Alıcıya, parayı göndermeden önce hesap sahibinin adını doğrulaması gerektiğini söyleyin. Üçüncü kişi hesaplarına yapılan ödemeler protokolde "durdur ve doğrula" kategorisinde olmalıdır.
Kaporanın ne için alındığı, tutarı, hangi koşullarda iade edileceği ve işlem gerçekleşmezse ne olacağı yazılı bir belgede yer almalıdır. Sözlü anlaşmalar sonradan ispat sorunları doğurur. Kapora kavramı için kapora sözlük maddesi bir başlangıç noktasıdır. Ödemeyi yalnızca doğrulanmış hesaplara ve yazılı belgeyle yapın; belgenin taranmış kopyası reos'taki müşteri kaydının yanında dursun.
Her adım işlem kaydıyla ilişkilendirilmelidir: kimlik kontrolü yapıldı, belgeler görüldü, ödeme alındı, belge imzalandı. Bu kayıtlar sorun olduğunda ofisin neyi, ne zaman yaptığını ortaya koyar.
Bu listeyi çıktı olarak danışmanların masasına koymak ve her kapora işleminde kutucukları işaretletmek, protokolü alışkanlığa çevirir.
Bilgili müşteri, dolandırıcının işini zorlaştırır. Ofis web sitesinde, sosyal medya hesaplarında ve sözleşme öncesi görüşmelerde şu mesajı açıkça verin: "Ofisimiz yalnızca şu hesaplara ve şu koşullarla kapora kabul eder; bunun dışında bir talep gelirse bizi arayın." Resmî ofis hesap bilgilerini yalnızca resmî kanallarda paylaşmak, sahte hesap taleplerinin tanınmasını kolaylaştırır. Ayrıca müşteriye, acele ettirilen işlemlerde durup bir yakınına veya ofise danışmasını önerin. Gelen şüpheli talepleri reos'a not düşerseniz, aynı yöntemle gelen ikinci aramayı herkes tanır.
Protokolün kayıt tarafı, ofisin kendi korumasıdır. RE-OS'ta yer gösterme formu müşteriye gösterilen portföylerin forma kaydedilmesini anlatır; portföy kapama sayfası ise kapanış sırasında gereken belgelerin ve bilgilerin kayda alınması fikrini işler. Bu kayıtların hukuki delil değeri ayrı bir konudur; hangi alanların nasıl kullanıldığını özellik sayfalarından teyit edin. EİDS, enerji kimlik belgesi ve kapora için hazırladığımız kaynaklı kısa rehbere de göz atabilirsiniz.
Bir ofis, bölgenin altında bir fiyatla gelen bir kiralık ilan için telefonla arandı. Arayan kişi, mal sahibinin yurt dışında olduğunu, anahtarı bir tanıdığın vereceğini ve kaporanın hızla bir hesaba yatırılması gerektiğini söylüyor. Danışman protokolü uyguluyor: tapu kaydını sorguluyor, mal sahibi olduğunu iddia edenden kimlik ve yetki belgesi istiyor, ödeme hesabının mal sahibine ait olup olmadığını soruyor. Karşı taraf ısrarla acele ettirip belge göndermeyince danışman işlemi durduruyor. Müşteriye durumu açıklayıp ilanı olası dolandırıcılık şüphesiyle ilgili birimlere bildirmeyi öneriyor. Ofisin elinde, ne zaman ne yapıldığını gösteren bir kayıt kalıyor.
Şüpheli bir durumda üç şey önceliklidir: parayı göndermeyin ya da almayın, elinizdeki yazışmaları ve ödeme kayıtlarını saklayın, yetkili kolluk ve savcılık birimlerine başvurun. Ödeme yapılmışsa bankanızla hemen iletişime geçmek, mümkün olan işlemlerin değerlendirilmesi açısından önemlidir. Başvuru adımlarını ve sürelerini ilgili kurumların duyurularından izleyin.
Yazılı bir protokol, ekip onu tanımıyorsa işe yaramaz. Yeni başlayan her danışmana protokolü ilk hafta anlatın ve üç kısa senaryoyla pekiştirin: acele ettiren alıcı, belge göstermeyen mal sahibi ve üçüncü kişi hesabına ödeme isteyen taraf. Danışmanların "durdur ve doğrula" demekte rahat hissetmesi önemlidir; bu cümleyi söyleyen kişinin yöneticisi tarafından desteklendiğini bilmesi gerekir. Üç ayda bir kısa bir toplantıyla yaşanan şüpheli durumları, kişisel veri paylaşmadan ve isim vermeden konuşun; her olaydan protokole bir iyileştirme çıkarın.
Protokolü önce tek sayfaya yazın, sonra ilk kapora işleminde kontrol listesini danışmanın masasına koyun. Listede eksik kalan soru olursa ertesi gün ekleyin; protokol böyle büyür.
Aramalarda reos diye geçen ad, emlak ofisleri için geliştirilen RE-OS sistemidir. Kapora güvenliği ise bu yazıdaki doğrulama adımlarına ve resmî kaynaklara dayanır.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Mülk, yetki ve taraf kimlikleri doğrulandıktan ve yazılı belge hazırlandıktan sonra alınması daha güvenlidir.
Ödeme yöntemi tercihe ve mevzuata bağlıdır; izlenebilirlik açısından banka yolu çoğu zaman daha güvenlidir.
Acele etmesine gerek olmadığını, doğrulamanın ofis protokolü olduğunu ve işlemin kayıt altında yürütüleceğini açıklayın.
Yetkili kolluk ve savcılık birimlerine ve gerekirse bankanıza.
Sonraki adım: RE-OS Portföy Kapama
Konu kümesi: Sözleşme, komisyon ve güven
Enerji kimlik belgesi, emlak danışmanlarının son yıllarda daha sık karşılaştığı belgelerden biri.
Yabancı alıcıyla yapılan satışlar, sıradan bir konut satışından daha fazla koordinasyon gerektirir.
Bir mal sahibi portföyünü emlak ofisine verdiğinde, ilk konuşulan konulardan biri yetkidir: "Başka ofislerle de çalışabilir miyim?", "Sizinle özel mi çalışacağız?", "Yetki ne kadar sürecek?" Bu soruların cevabı, hem mal sahibinin hem ofisin hakları ve beklentilerini belirler.
Kapora, bir emlak işleminde tarafların ciddiyetini gösteren ilk somut adımdır. Aynı zamanda dolandırıcıların en çok hedef aldığı noktadır: sahte ilan, sahte mal sahibi, sahte ofis ve baskı altında verilen acele kararlar bu aşamada bir araya gelir. Mağdur olan müşteri parasını kaybeder; ismi kullanılan ofis ise itibar kaybı yaşar. Bu yüzden ofisler için kapora güveni, tek tek danışmanların inisiyatifine değil yazılı bir protokole dayanmalıdır. Kapora güvenliği önce bir protokol meselesidir; kayıtları RE-OS (reos) ya da başka bir sistemde tutmanız bu çerçeveyi değiştirmez.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
