Son güncelleme:
Emlak danışmanları yapay zekâ sohbet araçlarını hızla benimsiyor. İlan metni taslağı, müşteriye yazılacak mesaj, toplantı özeti, itiraz cevabı... Günlük işlerin birçoğu birkaç saniyede hazırlanabiliyor. Ancak bu kolaylığın bir yan etkisi var: danışmanlar farkında olmadan müşteri adını, telefonunu, bütçesini, adresini ve kişisel durumunu bir sohbet kutusuna yapıştırabiliyor. Kayıtlar RE-OS (reos) ya da başka bir ofis sisteminde tek yerde duruyorsa, dışarıya hangi bilginin gittiğini izlemek kolaylaşabilir.
Müşteri notunu bir sohbet kutusuna yapıştırdığınız anda ne olduğunu, hangi bilgilerin sorun çıkarabileceğini ve ofiste uygulanabilecek basit kuralları sırayla anlatıyoruz. Metin hukuki danışmanlık yerine geçmez.
Kişisel verilerin korunması mevzuatı, kişisel verileri işleyen kişi veya kurumlara belirli yükümlülükler getirir: verinin hangi amaçla işlendiğinin bildirilmesi, gerektiğinde açık rıza alınması, verinin güvenli saklanması ve gereksiz yere üçüncü kişilere aktarılmaması gibi. Bir müşterinin adı, telefonu ve talebi, kişisel veri niteliği taşır.
Bu bilgiyi, kullanım koşullarını ve veri işleme biçimini tam bilmediğiniz bir dış hizmete yazdığınızda, verinin nerede işlendiği, ne kadar süre tutulduğu ve hangi amaçlarla kullanılabildiği sorusu gündeme gelir. Bu sorular, aracın ücretsiz mi kurumsal mı olduğuna, ayarlarına ve sözleşme koşullarına göre değişir. Dolayısıyla tek bir kesin cevap yoktur; her ofisin kendi kullandığı aracın koşullarını okuması gerekir. Notlar danışmanın kişisel hesabında kalırsa, izne çıkan danışmanın müşterilerine ofisin ulaşması da zorlaşır; ortak kayıt ofis sisteminde, örneğin reos'ta durur.
Bu listedeki bazı bilgiler tek başına, bazıları ise bir araya geldiğinde bir kişiyi tanımlar. "Kadıköy'de 3+1 arayan, bütçesi şu kadar olan ve şu iş yerinde çalışan müşteri" ifadesi, ad yazılmasa da kişiyi ortaya çıkarabilir.
Müşteri görüşme notunu özetletmek için tüm notu, ad ve telefonla birlikte yapıştırmak en sık görülen davranıştır. Oysa özet için kimlik bilgisine ihtiyaç yoktur.
Danışmanın kendi kişisel hesabıyla yaptığı kullanım ofisin denetimi dışında kalır. Hangi verinin gittiğini, hesabın nasıl ayarlandığını ofis bilemez.
WhatsApp yazışmasının veya sözleşmenin ekran görüntüsünü yüklemek, kırpılmayan kişisel bilgileri de aktarmak anlamına gelebilir.
Yapay zekâ araçları yanlış veya uydurma bilgi üretebilir. Mevzuat, vergi veya hukuk içeren bir yanıtı doğrulamadan müşteriye iletmek ayrı bir risk yaratır.
Yapay zekâdan vazgeçmek şart değildir. Düşük riskli kullanım alanları vardır: kişisel veri içermeyen genel ilan açıklaması taslağı, mahalle tanıtım metni, itiraz cevabı şablonu, sosyal medya fikirleri, e-posta düzeltmesi. Bu işlerde müşteri bilgisi gerekmez. Araca giden metinde "Müşteri A" yazıyorsa, A'nın kim olduğunu araçta değil kendi kaydınızda, örneğin reos'taki müşteri kaydında bağlı tutun.
Yüksek riskli alanlar ise müşteri listeleri, kimlik belgeleri, sözleşmeler ve ödeme bilgileridir. Bunları genel amaçlı bir sohbet aracına taşımak yerine, verinin zaten tutulduğu ofis sistemi içinde çalışmak daha kontrollü olabilir; ancak ofis sistemlerindeki yapay zekâ özelliklerinin de verinin bir hizmet sağlayıcıya iletilmesini içerip içermediğini sağlayıcıdan yazılı olarak sormalısınız.
Yapay zekâ destekli bir araç kullanırken sorulacak en önemli soru, son kararı kimin verdiğidir. Önerilen metni okuyan, düzelten ve gönderen kişi siz olmalısınız. Araç taslak çıkarır; sorumluluk ofiste kalır. Bu "onay sizde" yaklaşımı hem hataları yakalamanın hem de müşteri verisinin yönetimini kendi elinizde tutmanın temel yoludur.
RE-OS'un Destek Asistanı, müşteri verisi üzerinde karar veren bir araç olarak değil, ürünün nasıl kullanılacağına dair soruları yanıtlayan bir destek özelliği olarak anlatılır. Böyle bir asistana da müşteri adı veya telefon gibi bilgileri yazmanıza gerek yoktur. Hangi sorularda ve hangi veri sınırlarıyla çalıştığına ilişkin güncel ayrıntıyı özellik sayfasından inceleyin.
Küçük bir ofis bile birkaç cümlelik bir kuralla başlayabilir. Örneğin: "Müşteri adı, telefonu, TC kimlik numarası ve adresi dış yapay zekâ araçlarına yazılmaz. Dış araçlar yalnızca genel metin taslağı için kullanılır. Müşteriye giden her metin, gönderen danışman tarafından okunur. Şüpheli durumda ofis yöneticisine sorulur." Bu kadar basit bir kural bile günlük alışkanlığı belirgin biçimde değiştirebilir. Kuralın sahibi tek bir kişiyse, o kişi tatildeyken soruyu kime soracağınızı da yazın.
Kuralı duvara asmak yetmez; ayda bir kısa bir hatırlatma yapın ve yeni araçlar çıktıkça kuralı güncelleyin. Bir veri kaçağı şüphesinde kimin kime haber vereceğini de önceden kararlaştırın.
Diyelim ki bir müşteri görüşmesinin özetini istiyorsunuz. Ham not şöyle: "Ayşe Hanım, telefonu şu, eşi hasta, acil taşınmak istiyor, bütçesi şu kadar." Bu notu olduğu gibi yapıştırmak yerine şöyle yazabilirsiniz: "Bir müşteri, kısa sürede taşınmak istiyor, orta bütçeli, ikinci el daire arıyor. Bir sonraki arama için nazik bir mesaj taslağı hazırla." Görevi aynı şekilde yerine getiren bu istek, kimliği ve özel durumu dışarıda bırakır.
Mesajı aldıktan sonra isim ve ayrıntıları yapay zekâ aracının dışında, kendi sisteminizde ekleyin. Bu küçük alışkanlık, hem çalışma hızını korur hem de paylaşılan veri miktarını belirgin biçimde azaltır.
Bir danışman yanlışlıkla müşteri bilgisini bir araca yapıştırdığında, durumu saklamak yerine ofis yöneticisine bildirmek doğru yaklaşımdır. Ne paylaşıldığını, hangi hesapla ve ne zaman yapıldığını not edin. Aracın sohbet geçmişi silme ve veri ayarlarını inceleyin. Bildirim yükümlülüğü doğup doğmadığı olayın niteliğine bağlıdır; bu noktada resmi kurum kaynaklarını ve hukuk danışmanınızı esas alın. Kaydı gün sonuna bırakmayın; ayrıntılar ilk saatte en doğru hâliyle hatırlanır. Olay notunu da ilgili müşterinin reos kaydına tarihiyle ekleyin.
Hata sonrasında suçlu aramayın, kuralı güçlendirin; hatasını söyleyebilen bir ekip, gizli kullanımı da azaltır. Yukarıdaki dört cümlelik örnek kural, kendi ofisinize göre düzeltilip herkesin göreceği bir duvara asılmaya hazır. Hüseyin Öztürk kuralı bilerek kısa tuttu: bir sayfayı geçerse kimse okumaz.
Reos, RE-OS ofis sisteminin tiresiz yazılışıdır; emlak ofislerinde müşteri, talep, portföy ve görev kaydını bir arada tutar. Müşteri bilgisi ofis sisteminde durduğunda, hangi bilginin yapay zekâ aracına gidebileceğine karar vermek de ofisin elinde kalır.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Tek cümlelik kesin bir cevap yoktur. Sonuç, aracın koşullarına, verinin türüne ve ofisin yükümlülüklerine bağlıdır. Güncel mevzuatı resmi kaynaktan doğrulayın ve gerekirse hukuk danışmanına başvurun.
Her zaman değil. Bütçe, bölge ve kişisel ayrıntılar birleşince kişi tanınabilir. Anonimleştirmenin yanında gereksiz ayrıntıyı da çıkarın.
Ofis yönetimindeki bir hesap, ayarların ve kullanımın denetlenmesini kolaylaştırır. Yine de koşulları ve veri ayarlarını incelemek gerekir.
Önce mülk bilgilerini, rakamları ve iddiaları kendiniz doğrulayın. Metnin doğruluğu yayınlayan kişinin sorumluluğundadır.
Bu, verinin işlenme biçimine göre değişir. Hangi işte yapay zekâ kullandığınızı ofis politikanıza yazmak iyi bir başlangıçtır.
Sonraki adım: RE-OS Destek Asistanı
Konu kümesi: Portföy, ilan ve pazarlama
Emlak sektöründe sıkça duyulan MLS kısaltması, Multiple Listing Service ifadesinin başharflerinden oluşur.
Ortak çalışma, iki ofisin birbirinin güçlü yanını kullanmasıdır: biri portföyü bulur, diğeri alıcıyı getirir.
Bir ilan yayına girdiğinde "bitmiş" sayılır; oysa çoğu zaman yarımdır.
Emlak danışmanları yapay zekâ sohbet araçlarını hızla benimsiyor. İlan metni taslağı, müşteriye yazılacak mesaj, toplantı özeti, itiraz cevabı... Günlük işlerin birçoğu birkaç saniyede hazırlanabiliyor. Ancak bu kolaylığın bir yan etkisi var: danışmanlar farkında olmadan müşteri adını, telefonunu, bütçesini, adresini ve kişisel durumunu bir sohbet kutusuna yapıştırabiliyor. Kayıtlar RE-OS (reos) ya da başka bir ofis sisteminde tek yerde duruyorsa, dışarıya hangi bilginin gittiğini izlemek kolaylaşabilir.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
