Son güncelleme:
Eşleştirme çoğu ofiste danışmanın hafızasına emanet edildiği için eşleşmeler kaçar. Bu yazı, eşleştirmenin neden aksadığını ve ofisin hangi noktada elle yürütmeyi bırakıp sisteme geçmesi gerektiğini anlatır. Eşleştirmeyi kayıt düzenine bağlayan kısa bir not da RE-OS (reos) üzerinden eklendi.
Yazı bir talebin nasıl kaydedileceğiyle başlıyor, eşleştirmeyi elle ve sistemle yapmanın farkına geçiyor, ortak havuzla bitiyor. Her bölüm bir ofisin pazartesi sabahı yapabileceği bir işe bağlanıyor.
Talep, bir alıcının veya kiracının aradığı mülkün kriterlerinin kayıt altına alınmasıdır: bölge, bütçe, oda sayısı, metrekare, kat tercihi, ısıtma, kullanım amacı gibi. Portföy ise ofisin elindeki satılık veya kiralık mülklerdir. Eşleştirme, bu iki tarafı kriterlere göre karşılaştırıp uygun olanları bir araya getirmektir.
"Kadıköy civarı, 3+1, uygun fiyatlı" gibi belirsiz bir kayıt, ileride işe yaramaz. Bütçe aralığı ve vazgeçilmez kriterler yazılmamışsa eşleştirmenin kaynağı zayıf kalır. Haftalık toplantıda talebi reos'taki kartından açıp okumak, tartışmayı izlenime değil kayda dayandırır.
Yeni bir portföy aldığınızda, daha önce benzer arayan müşteriyi aklınıza getirebilmek hafızaya bağlıdır. Hafıza ise ofis büyüdükçe yetersiz kalır.
Bir danışmanın müşterisi, başka bir danışmanın portföyüne uygun olabilir; ancak iki taraf birbirinden habersizdir.
Müşteri bütçesini değiştirir veya satın almaktan vazgeçer; kayıt eski halinde kalır ve eşleştirme gereksiz öneriler üretir.
Talep kaydını üç katmanda düşünebilirsiniz:
Bütçeyi tek rakam yerine aralık olarak yazmak, eşleştirme sayısını artırır. Bölgeyi tek mahalle yerine birkaç komşu mahalleyle yazmak da öneri havuzunu genişletir; ancak müşterinin gerçek tercihine sadık kalmak önemlidir.
Kişisel veri kaydederken gereksiz bilgi toplamayın; müşterinin vazgeçilmez kriterlerini bilmek, doğum tarihini bilmekten daha çok iş görür.
Elle eşleştirme küçük ofislerde ve az sayıda kayıtla çalışabilir. Danışman portföy listesine bakar, müşterileri hatırlar ve telefon eder. Fakat kayıt sayısı arttıkça iş yorucu ve hataya açık hale gelir.
Sistemle eşleştirmede ise talep ve portföy kayıtları kriterlere göre karşılaştırılır; yeni bir portföy girildiğinde uygun talepler, yeni bir talep girildiğinde uygun portföyler görünür hale gelebilir. Bu, danışmanı hatırlatma yükünden kurtarır ve zamanı müşteriyle iletişime ayırmasını sağlar. Yine de son karar insandadır: sistem öneri sunar, hangi müşteriye ne zaman, nasıl ulaşılacağına danışman karar verir. Ayda bir hangi eşleşmelerin müşteriye ulaştığına bakın; reos'ta kapatılan talepler neyin işlediğini, neyin bırakılacağını gösterir.
Bir ofisin portföyü her zaman müşterinin talebini karşılamayabilir. Bu durumda ofisler arası ortak çalışma devreye girer. MLS tarzı ortak portföy ve talep havuzu yaklaşımında, ofisler portföylerini ve taleplerini belirli kurallar çerçevesinde paylaşır; böylece her ofis kendi müşterisine daha geniş bir seçenek sunabilir.
Ortak çalışmada komisyon paylaşımı, yetki ve iletişim kuralları taraflar arası anlaşmaya bağlıdır. Bu konuları baştan yazılı netleştirmek ve gerekirse hukuki destek almak yerindedir. MLS yaklaşımı hakkında daha ayrıntılı bilgi için ayrı bir rehbere de bakabilirsiniz.
Talebi standart bir formla kaydedin ve eskiyenleri belirli aralıklarla kapatın. Portföy girerken alanları eksiksiz doldurun, çünkü eksik alan eşleşmeyi kaçırtır; satılan ya da kiralanan portföyü hemen kapatın. Her eşleşmeden sonra sonucu kaydedin, haftalık kısa bir ekip toplantısında da bekleyen eşleşmelere bakın.
RE-OS'ta talep-portföy eşleştirme özelliği, eşleşen portföy ve talepleri kendi kayıtlarınızda, ofisinizde, marka ağınızda ve iş ortaklarınızın havuzunda listelemek üzere anlatılır. Eşleşmeleri kimin hangi ayrıntıyla göreceği erişim yetkisine bağlıdır; ayrıntı özellik sayfasındadır. Özelliğin güncel kapsamını özellik sayfasından teyit edin.
Her eşleşme aynı kalitede değildir. Bir mülk müşterinin tüm zorunlu kriterlerini sağlayıp tercihlerinin yarısını karşılıyorsa, yalnızca bölgesi uyan bir mülkten daha güçlü bir öneridir. Eşleşmeleri zihninizde "tam uyum", "kısmi uyum" ve "denemeye değer" şeklinde gruplamak, müşteriye hangi sırayla öneri götüreceğinizi belirler. Her gruba bir sahip ve bir tarih yazın; toplantıda kimin neyi üstlendiği tartışması kalmaz.
Kısmi uyumlarda müşteriye farkı açıkça söylemek önemlidir: "Bütçenizin biraz üstünde ama istediğiniz bölgede" gibi. Dürüst anlatım, müşterinin sizi hem seçenekleri bilen hem de gerçekçi bir danışman olarak görmesini sağlar.
Eşleştirme sonuçları takip edildiğinde ofis kendi hakkında da bilgi edinir: hangi bölgelerde talep fazla ama portföy az, hangi tür mülk için uygun talep yok? Bu gözlemler yeni portföy alma stratejisini şekillendirebilir. Örneğin sürekli talep gelen ama portföy bulunamayan bir bölgede mal sahiplerine daha aktif ulaşmak mantıklı olabilir. Ancak bu tür çıkarımları tek bir haftanın verisine dayandırmayın; eğilimler belirli bir süre izlendiğinde anlam kazanır.
Bir eşleşme bulduğunuzda hızlı davranmak önemlidir; ancak aceleyle yarım bilgi göndermek yerine önce portföyün durumunu doğrulayın. Fiyat, müsaitlik ve mal sahibinin yetkisi güncel değilse, müşteriye verilen söz tutulamaz. Birkaç dakikalık kontrol, sonradan yaşanacak mahcubiyeti önler. Eşleşmeyi reos'ta kaydederken müşteriye ne zaman dönüleceğini de yazın; dönüş tarihi olmayan eşleşme çoğu zaman unutulur.
Dört danışmanlı varsayımsal bir ofis, her Pazartesi on beş dakikalık bir eşleşme toplantısı yapar. Gündem üç maddedir: geçen hafta girilen yeni portföylerin mevcut taleplerle eşleşmesi, yeni taleplerin mevcut portföylerle eşleşmesi ve yanıtsız kalan eşleşmeler. Her danışman kendi listesinden en fazla iki eşleşmeyi anlatır ve kimin hangi müşteriye ne zaman dönüş yapacağı yazılır. Toplantı sonunda uygun görünmeyen eşleşmeler gerekçesiyle birlikte kapatılır; böylece talepler güncel kalır ve bir sonraki hafta aynı öneriler tekrar gündeme gelmez. Hüseyin Öztürk'ün tek ricası, toplantının on beş dakikayı geçmemesi: uzayan toplantıdan sonra kimse eşleşmeyi aramaz.
Müşteriyi ve portföyü aynı sistemde tutan emlak ofisleri RE-OS'a kısaca reos der. Talepler ve portföyler aynı kayıt düzeninde durduğu için eşleşme de oradan görünür.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
En azından bölge, bütçe aralığı, mülk türü ve oda sayısı. Ne kadar net kayıt olursa eşleştirme o kadar isabetli olur.
Bu, kullandığınız sisteme ve ayarlara bağlıdır. Müşteriye gidecek mesajı göndermeden önce gözden geçirmek iyi bir uygulamadır.
Silmek yerine kapalı olarak işaretlemek geçmişi korur.
Paylaşım oranı tarafların anlaşmasına bağlıdır; ilgili düzenlemeleri güncel resmi kaynaktan doğrulayın.
Kayıt sayısı azken elle de yönetilebilir; ancak büyüdükçe düzenli bir kayıt ve eşleştirme alışkanlığı zaman kazandırır.
Sonraki adım: RE-OS Talep-Portföy Eşleştirme
Konu kümesi: Müşteri adayı ve takip düzeni
Birçok emlak danışmanı Instagram'da düzenli paylaşım yapar: yeni ilanlar, gezi videoları, bölge tanıtımları, hatta kendi günlük işleri.
Emlak sektöründe "lead" kelimesini sık duyarsınız: "Bu hafta kaç lead geldi?", "Lead'lerin yarısı soğuk çıktı." Kelime İngilizce kökenli olsa da gündelik kullanımda oldukça basit bir anlama gelir.
Bir ilan yayınlanır, telefon çalar.
Her emlak ofisinin elinde iki liste vardır: portföyler ve talepler. Satışın kolaylaşması, bu iki listenin doğru zamanda buluşmasına bağlıdır. Ama pratikte çoğu ofiste bu eşleştirme danışmanın hafızasına, defterine veya dağınık WhatsApp mesajlarına emanet edilir. Sonuç: "Üç ay önce 2+1 arayan müşteri vardı, ne olmuştu?" cümlesi yerine hiç kimse aramaz ve fırsat kaçar. Eşleştirmeyi kayıt düzenine bağlayan kısa bir not da RE-OS (reos) üzerinden eklendi.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
