Son güncelleme:
Bir ilan yayına girdiğinde "bitmiş" sayılır; oysa çoğu zaman yarımdır. Açıklama iki cümledir, fotoğraflar yetersizdir, ısınma tipi boştur, mal sahibi bilgisi eksiktir. Bu eksikler, ilan yayında olduğu sürece görünmez bir maliyet yaratır: daha az arama, daha çok gereksiz soru, daha uzun satış süresi. RE-OS (reos) kullanan ofisler için, eksikleri göreve çevirme önerisi de yazının içinde.
Sorun, eksiği bulmanın ilanları tek tek açıp gözle taramayı gerektirmesidir. Elli ya da yüz portföyü olan bir ofiste bu iş kimsenin önceliği olmaz. Kalite skoru bunu değiştirir: ilanın doluluğunu ölçülebilir bir göstergeye çevirir ve neyin eksik olduğunu sıraya koyar.
Kalite skoru, bir ilanın ne kadar eksiksiz hazırlandığını gösteren bir doluluk puanıdır. Fotoğraf, açıklama, özellik alanları ve ilişkili kayıtlar gibi unsurlara bakar. Skor yüksekse ilan "dolu"dur; düşükse hangi alanların eksik olduğunu gösterir.
Skorun neyi ölçmediğine de bakalım. Yüksek skor, fiyatın doğru olduğu anlamına gelmez. Fotoğrafların iyi çekildiği, açıklamanın etkileyici yazıldığı ya da mülkün kolay satılacağı da anlamına gelmez. Skor yalnızca eksikliği yakalar; kalite yargısını sizin yapmanız gerekir. Bu nedenle skoru "ilan hazır mı?" sorusunun ilk filtresi olarak düşünün, son hakem olarak değil.
Kısa ve genel bir açıklama, alıcıya konutun kendine özgü yönlerini anlatmaz. Kullanım alanı, ulaşım, bina özellikleri ve çevre gibi bilgilerin yer aldığı bir metin hem arama motorlarında hem müşteri nezdinde daha güçlüdür. İlan metni yazarken dikkat edilecekler için ilan metni rehberine bakabilirsiniz. Ofiste herkes ilanı reos'ta aynı alanlarla girerse eksik de hep aynı yerde aranır.
Fotoğraf sayısı ve çeşitliliği, ilanın en görünür kalite göstergesidir. Salon, mutfak, banyo, yatak odaları, balkon, bina girişi ve çevre gibi alanların hepsinin yer alması gerekir. Tek bir odadan on fotoğraf, on farklı alandan birer fotoğraf kadar bilgi taşımaz.
Isınma, cephe, kat, bina yaşı, otopark, asansör ve benzeri alanlar alıcının filtrelerinde kullanılır. Bu alanlar boşsa ilan, aramada hiç çıkmayabilir.
Balkon, eşyalı olup olmama, güvenlik, site imkânları gibi detaylar karar anında fark yaratır. Bunlar ilan metninde değil, alanlarda da görünmelidir.
Mal sahibinin iletişim bilgisi ve yetki belgesi gibi kayıtlar, ilan yayına çıksa bile ofis içi süreç için kritiktir. Eksikliği, fiyat güncelleme ya da kapanış sırasında sorun olarak geri döner.
Her eksiği aynı anda kapatmaya çalışmak, hiçbirini kapatmamakla sonuçlanır. Skor yaklaşımının en değerli yanı, hangi eksiğin puanı en çok etkilediğini göstermesidir. Böyle bir sıralama size şu mantığı verir: önce en çok puan kazandıran ve en az emek isteyen eksiği kapatın. Çoğu ofiste bu, açıklama ve eksik alan doldurma olur; fotoğraf eklemek ise saha ziyareti gerektirdiği için ikinci sıraya girer. Eksik listesini ekip içinde reos'ta tutarsanız herkes aynı sıraya bakar.
Varsayımsal örnek: Bir ofisin otuz portföyü var. Haftalık gözden geçirmede skor sıralamasının en altındaki beş ilan seçiliyor. Bunlardan üçünün sadece açıklaması ve özellik alanları eksik; bu üçü o gün içinde tamamlanıyor. Kalan ikisinin fotoğrafı yetersiz; bunlar için hafta içinde çekim randevusu açılıyor. Ay sonunda beş ilanın hepsi bir üst banda geçmiş oluyor ve bunun için ek bir toplantıya gerek kalmıyor.
Bu düzen, ofis yöneticisinin de elinde somut bir ölçü olmasını sağlar: "Dosyalarımız toplamda ne kadar eksiksiz?" sorusu görüşle değil, listeyle cevaplanır.
Fotoğraf eksiği çoğu ofiste en uzun süre açık kalan eksiktir; çünkü çekim için mal sahibiyle randevu, uygun ışık ve zaman gerekir. Bunu kolaylaştırmanın yolu çekimi ayrı bir etkinlik olarak planlamaktır. Bir günde aynı bölgedeki üç ilanın fotoğrafını çekmek, her ilan için ayrı yol harcamaktan çok daha verimlidir. Çekim listesine her ilan için "olmazsa olmaz kareler" yazın: dış cephe, salon, mutfak, banyo, ana yatak odası ve balkon. Bu liste, çekimden sonra "bir oda eksik kalmış" sürprizini azaltır.
Açıklama eksiğinde ise darboğaz çoğunlukla bilgidir, yazı değil. Danışman, konutla ilgili ayrıntıları sahada görmüştür ama kayda geçirmemiştir. Bu yüzden ilan açıklaması yazmadan önce iki dakikalık bir bilgi toplama adımı koymak işe yarar: bina özellikleri, çevredeki ulaşım ve günlük ihtiyaç noktaları, mal sahibinin vurgulamak istediği yönler. Ardından yazılan metni mal sahibine okutmak hem hataları yakalar hem de yetki ilişkisini güçlendirir. Küçük bir ofis için bile tek bir kayıt yeri belirlemek ekip içi soruları azaltır.
Skor bir hedef haline geldiğinde "puanı doldurma" davranışı ortaya çıkabilir. Danışman, puan kazandıran ama anlamsız bir açıklama yazar ya da fotoğraf sayısını artırmak için aynı görüntüleri tekrar yükler. Bu yüzden ofis içi hedefi "yüksek skor" olarak değil, "eksiksiz ve doğru ilan" olarak tanımlayın ve rastgele seçilen ilanları kalite gözüyle ayrıca inceleyin. Ayrıca bazı alanlar bazı mülk tiplerinde geçerli değildir: örneğin bir arsada oda sayısı aranmaz. Ölçülemeyen kriterlerin skora girmemesi bu nedenle mantıklıdır.
Skor yaklaşımının yönetici açısından değeri, ofis genelinde bir görünüm sunmasıdır. Hangi danışmanın portföyleri düzenli dolu, hangisinin portföyleri sürekli eksik? Bu sorunun cevabı kişiyi eleştirmek için değil, destek ihtiyacını görmek için kullanılmalıdır. Örneğin sürekli fotoğraf eksiği veren bir danışmana ortak çekim günü ayarlamak, ilan kalitesini tüm ofiste yükseltir. Aylık toplantıda ilan kalitesine beş dakika ayırmak, düzenin sürmesine yetebilir.
Kalite eksikliği genellikle takip eksikliğiyle birlikte gelir. Uzun süredir güncellenmemiş, fiyatı eski kalmış ilanlar skorda düşük çıkmasa bile sorunludur. Bu nedenle kalite gözden geçirmesini güncel olmayan portföy temizliği ile birlikte yürütmek mantıklıdır. Yeni bir portföy girerken hangi alanların zorunlu olması gerektiği ise portföy giriş standardı yazısında ele alınmıştır.
RE-OS'un portföy kalite skoru özelliği, portföy detayında bir kart olarak ilanın doluluğunu 0-100 arasında puanlayacak ve eksik kriterleri puan sırasıyla gösterecek şekilde anlatılır. Ölçülemeyen kriterler skora dahil edilmez; arsa gibi mülk tiplerinde hedef değerler farklıdır. Kriter ağırlıklarını ve hedef değerlerini özellik sayfasından teyit etmenizi öneririz. Açıklama eksiğini kapatırken ilan başlık ve açıklama özelliğinden de yararlanabilirsiniz; üretilen metni gözden geçirmek yine size aittir. Skor kartında gördüğünüz eksiği reos'ta bir göreve çevirip sahibini yazarsanız liste ertesi hafta da yerinde durur.
En sık yanılgı, skoru fiyatın doğruluğuyla karıştırmaktır. Eksik alanı tahminle doldurmak da alıcıyı yanıltır: kat ya da yaş bilgisinden emin değilseniz önce yerinde doğrulayın. Kolay eksiklerle uğraşıp saha gerektirenleri sürekli ertelemek ve yalnızca yeni ilanlara bakıp eski portföyleri unutmak, listeyi hep aynı yerde tıkar, bunları da sırayla ele alın.
Listeye en eski ilandan başlayın; haftalık listenin ilk satırına hep onu yazın.
RE-OS'u kısaltıp tek parça yazınca reos çıkar. Emlak ofisleri için müşteri, portföy, talep ve görev kayıtlarını bir arada tutar; bu yazıdaki ilan eksikleri de aynı portföy kaydında izlenir.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Hayır. Skor yalnızca ilanın ne kadar eksiksiz hazırlandığını gösterir; satış hızı fiyat, konum ve piyasa gibi birçok etkene bağlıdır.
Evrensel bir sınır yoktur. Ofis olarak kendi hedefinizi belirleyin ve düzenli olarak yüksek tutmaya çalışın; hedefin amacı eksiksiz ve doğru ilandır.
Hayır. Yanlış bilgi, eksik bilgiden daha zararlıdır. Emin olmadığınız alanı mal sahibinden ya da yerinde doğrulayın.
Mülk tipine göre kriterler ve hedef değerler farklı olabilir. Güncel kapsamı özellik sayfasından kontrol edin.
Haftalık bir gözden geçirme çoğu ofis için yeterlidir. Yeni portföy girişinde ilk günde kontrol etmek ise eksiğin birikmesini önler.
Sonraki adım: RE-OS Portföy Kalite Skoru
Konu kümesi: Portföy, ilan ve pazarlama
Her ofisin portföyünde onlar vardır: haftalardır, hatta aylardır yayında duran ama bir türlü gösterim bile getirmeyen ilanlar.
İlan açıklaması yazmak, emlak danışmanlarının en çok zaman harcadığı ve en sık ertelediği işlerden biri.
Portföy alma görüşmesinde mal sahibi çoğu zaman aynı soruyla başlar: "Dairem kaça gider?" Cevabınız ne kadar hızlı ve gerekçeli olursa, görüşme o kadar sağlam başlar.
Bir ilan yayına girdiğinde "bitmiş" sayılır; oysa çoğu zaman yarımdır. Açıklama iki cümledir, fotoğraflar yetersizdir, ısınma tipi boştur, mal sahibi bilgisi eksiktir. Bu eksikler, ilan yayında olduğu sürece görünmez bir maliyet yaratır: daha az arama, daha çok gereksiz soru, daha uzun satış süresi. RE-OS (reos) kullanan ofisler için, eksikleri göreve çevirme önerisi de yazının içinde.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
