Son güncelleme:
Gün içinde en çok kaybolan bilgi, ayakta, arabada ya da kapı önünde öğrenilen bilgidir. Müşteri "bütçem biraz arttı, ama balkon şart" der; danışman "akşam yazarım" diye düşünür; akşam gelince detay silinmiştir. Sonuç, eksik kayıtlı bir müşteri kartı ve yanlış eşleşen bir talep olur. Klavye başında geçirilen zaman azalmadığı sürece sahadaki kayıt disiplini kolay kolay oturmaz. Konuyu önce genel çizgisiyle anlatıyor, sonra RE-OS (reos) kullananlar için kısa notlar veriyoruz.
Sesle kayıt bu boşluğu kapatmaya aday bir yöntem. Hangi işlerde işe yaradığını, iyi bir cümlenin nasıl kurulduğunu ve nerede sınırlarına çarptığını sırayla görelim.
Danışmanın telefonu bir bilgisayar gibi kullanması beklenir; oysa sahadaki koşullar buna uygun değildir. Elde anahtar, çanta ya da dosya vardır. Ekran küçüktür, form alanları çoktur ve her alanı doldurmak dakikalar alır. Bu yüzden kayıt ertelenir. Ertelenen kayıt ise üç şekilde zarar verir:
Sesle giriş, kaydı "sonra yazarım" listesinden çıkarıp anın içine taşımayı hedefler.
Mantık basittir: ne kaydetmek istediğinizi doğal cümlelerle söylersiniz, sistem sözü ilgili formun alanlarına dağıtır, eksik kalan alanı size sorar ve siz kaydetmeden önce sonucu gözden geçirirsiniz. Önemli olan, çıkan sonucun bir taslak olduğunu kabul etmektir. Ses tanıma ve metin ayrıştırma hata yapabilir; telefon numarası, isim yazımı ve rakamlar özellikle kontrol edilmelidir.
İyi bir cümle üç unsur taşır: kim, ne istiyor ve bir sonraki adım ne. Örneğin "Ayşe Hanım, kiracı, Çankaya'da üç artı bir arıyor, bütçesi aylık belli bir sınırın altında, balkon şart, perşembe öğleden sonra arayacağım" gibi bir söz hem müşteri kaydını, hem talebi, hem de takip görevini besler. Görüşmenin sonucunu reos'ta müşteri notuna, sıradaki adımı ayrı bir göreve yazarsanız tek cümleniz üç kaydı birden besler.
Ad soyad, telefon, müşteri tipi (alıcı, satıcı, kiracı gibi) ve geldiği kaynak bilgisini ilk cümlede verin. Kaynak bilgisi sonradan raporlama için çok değerlidir; çoğu zaman en son hatırlanan ve en çok unutulan alandır.
Mülk tipi, bölge, oda sayısı, bütçe aralığı ve "olmazsa olmaz" ile "olsa iyi olur" ayrımını ayrı ayrı söyleyin. Bu ayrım, eşleştirmede hangi portföylerin önerileceğini belirler. Tek bir uzun cümle yerine iki kısa cümle çoğu zaman daha temiz sonuç verir.
Ne yapılacak, ne zaman ve kimle ilgili? "Yarın saat on bir buçukta Mehmet Bey'e tapu randevusu hatırlatması" gibi bir cümle, görevi tarih ve kişiyle ilişkilendirir. Ajanda yönetimi için ofis içi görev ve randevu takibi rehberindeki mantık burada da geçerlidir.
Konuşarak kayıtta en sık yapılan hata, önemli bir alanı atlamaktır: telefon yok, bütçe yok, tarih yok. Eksik alanı kullanıcıya soran bir akış bu hatayı azaltır; ancak sorulan her şeye "geçelim" demek kayıt kalitesini düşürür. Kural olarak müşteri kaydında telefon ve tip, talepte bölge ve bütçe, görevde tarih ve bağlı müşteri boş bırakılmamalıdır.
Varsayımsal örnek: Bir danışman sabah iki yer göstermeye çıkıyor. İlk gösterimden çıkar çıkmaz arabaya biniyor ve telefona şunu söylüyor: "Yeni müşteri, Kemal Bey, alıcı, tanıdık üzerinden geldi, Etimesgut'ta iki artı bir bakıyor, bütçe orta bantta, asansör şart, cumartesi öğleden önce ikinci bir yer göstereceğim." Sistem bunu taslağa dönüştürüyor; danışman telefon numarasını kontrol edip kaydediyor. Ofise döndüğünde müşteri kartı, talebi ve cumartesi görevi hazır. Akşam kayıt yazmak için ayrıca zaman ayırmasına gerek kalmıyor.
Aynı yöntem bir mal sahibi görüşmesinden sonra da işe yarar: "Yarın akşama kadar mal sahibine fiyat güncelleme dönüşü yapılacak" gibi tek cümle, unutulmaması gereken işi görev haline getirir.
Sesle giriş her işe uymaz. Sesle doldurma müşteri, talep ve görev/etkinlik formları içindir; portföy ekleme formunda yoktur. Portföy ilanı için fotoğraf, adres, harita ve özellik alanları zaten ayrı bir akıştan geçer. Ayrıca günlük kullanım için bir üst sınır bulunur; yoğun günlerde sesle girişi önemli kayıtlara saklamak akıllıca olur. Güncel sınırları ve desteklenen dilleri özellik sayfasından doğrulayın. Not telefonda söylenip reos'a düştüğünde bilgi tek bir kişinin hafızasında kalmaz.
Gürültülü ortamlarda tanıma kalitesi düşebilir. Rüzgârlı bir sokakta ya da kalabalık bir ofiste sesle giriş yerine kısa bir not almak daha güvenilirdir. Müşteri adı gibi özel isimlerde yazımı kontrol etmek gerekir.
Müşteri bilgisini kaydetmek kişisel veri işlemektir. Müşterinin bilgilendirilmesi, kaydın amacı ve saklama süresi gibi konular KVKK kapsamında değerlendirilir. Sesle girişte konuşulan içeriğin nasıl işlendiği, hangi hizmet sağlayıcıdan geçtiği gibi ayrıntıları kullandığınız ürünün gizlilik metninden öğrenin; kesin yükümlülükler için güncel mevzuatı resmi kaynaktan ve gerekirse bir hukuk danışmanından doğrulayın. Kaydı ofis dışındaki kişilerle paylaşmayın.
RE-OS'un sesle işlem özelliği, mobil uygulamada konuşarak yeni müşteri, talep ve görev/etkinlik kaydı oluşturmanızı ve eksik alanlar için yönlendirilmenizi sağlayacak şekilde anlatılır. Hangi kayıt türlerinin konuşarak açılabildiğini ve güncel koşulları özellik sayfasından teyit edin. Sesle oluşturduğunuz görevler görev, ajanda ve takvim ekranında diğer kayıtlarınızla birlikte görünür; müşteri kartı ise telefon görüşmesi sonrası notlarla zenginleşebilir. Bir danışman izne çıktığında sesle girilmiş görevler ve notlar reos'ta durduğu için işi devralan kişi her şeyi baştan sormak zorunda kalmaz.
En pahalı hata, taslağı kontrol etmeden kaydetmektir; yanlış yazılmış bir telefon numarası müşteriye ulaşmayı imkânsız kılar. Uzun ve dağınık cümle yerine üç kısa parça kurun, sonraki adımı da söylemeyi unutmayın: görevsiz kalan kayıt çoğu zaman takipsiz kalır. Portföy ve belge işleri için sesi bırakıp ilgili ekranı kullanın.
Denemek için bir sonraki yer göstermeyi bekleyin: görüşmeden çıkınca, arabaya binmeden kaydı söyleyin, akşam sonucu kontrol edin. Cümle kalıpları bilerek kısa tutuldu; arabada kimse üç satırlık cümle kurmaz.
RE-OS'un tiresiz yazılışı reos'tur; emlak ofisleri için müşteri, talep, portföy ve görev kayıtlarını bir arada tutan ofis sistemini anlatır. Sesle girdiğiniz müşteri ve görev notları da bu kayıtların içine düşer.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Hayır. Sesle doldurma müşteri, talep ve görev/etkinlik formlarını kapsar. Portföy ekleme akışı ayrı ilerler.
Sonuç bir taslaktır. Telefon, isim yazımı ve rakamları kaydetmeden önce kontrol etmeniz gerekir.
Evet, günlük kullanım için bir üst sınır bulunur. Güncel değeri özellik sayfasından ya da uygulamadaki bilgi notundan doğrulayın.
Müşteriyi tanımlayan bilgiler kişisel veridir. Bilgilendirme, saklama ve aktarım konularında güncel mevzuatı resmi kaynaktan doğrulayın.
Kullanabilirsiniz ancak tanıma kalitesi düşebilir. Böyle durumlarda kısa bir not alıp sakin bir yerde sesle giriş yapmak daha güvenlidir.
Sonraki adım: RE-OS Sesle İşlem
Konu kümesi: Müşteri adayı ve takip düzeni
Bir müşteriye birkaç portföy göndermek, emlak danışmanlığının en rutin işlerinden biri.
Her emlak ofisinin elinde iki liste vardır: portföyler ve talepler.
Birçok emlak danışmanı Instagram'da düzenli paylaşım yapar: yeni ilanlar, gezi videoları, bölge tanıtımları, hatta kendi günlük işleri.
Gün içinde en çok kaybolan bilgi, ayakta, arabada ya da kapı önünde öğrenilen bilgidir. Müşteri "bütçem biraz arttı, ama balkon şart" der; danışman "akşam yazarım" diye düşünür; akşam gelince detay silinmiştir. Sonuç, eksik kayıtlı bir müşteri kartı ve yanlış eşleşen bir talep olur. Klavye başında geçirilen zaman azalmadığı sürece sahadaki kayıt disiplini kolay kolay oturmaz. Konuyu önce genel çizgisiyle anlatıyor, sonra RE-OS (reos) kullananlar için kısa notlar veriyoruz.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
