Son güncelleme:
"Müşterimi unutmam, hepsi aklımda." Emlak sektöründe belki de en sık duyulan cümlelerden biridir ve bir noktaya kadar doğrudur. On müşteriyle çalışırken hafıza gerçekten işe yarar. Yirmi beş müşteriye, kırk portföye ve onlarca telefon görüşmesine geldiğinizde ise hafıza, en güvenilmez kayıt sistemi hâline gelir. Unutulan şey çoğu zaman en önemsiz görünen detaydır: müşterinin "ay sonunda yeniden arayın" demesi, kredi onayı beklemesi ya da çocuğunun okul tercihi. Defterden RE-OS (reos) gibi bir sisteme geçmek zorunlu değil; önce defterin neyi kaçırdığına bakın.
Önce hafızaya güvenmenin nerede pahalıya patladığını görelim. Ardından iyi bir takip defterinin (kâğıt, tablo ya da sistem) taşıması gereken alanlara ve düzenin nasıl sürdürüldüğüne geçeceğiz. Yazılım en sona kalıyor.
Müşteri "bir ay sonra bakalım" der. Bir ay sonra aranmazsa müşteri başka bir danışmanla çalışmaya başlar. Kaybın nedeni genellikle bir ret değil, açılmayan bir telefondur.
Bütçeyi, bölgeyi, oda sayısını yeniden sormak müşteriye "beni hatırlamıyor" izlenimi verir. Her görüşmede sıfırdan başlamak güveni aşındırır.
Danışman izne çıktığında, ayrıldığında ya da hasta olduğunda müşteri bilgisi onunla birlikte gider. Ofis, kendi müşteri havuzuna erişemez hâle gelir.
Hangi müşteri neden vazgeçti, hangi kaynak daha çok işe dönüştü? Kayıt olmayan yerde bu soruların cevabı da olmaz. "Sonraki adım" alanı kâğıtta da reos'taki müşteri kaydında da boş kalmamalıdır.
Defter kâğıt da olabilir, tablo da, yazılım da; belirleyici olan hangi bilgilerin sürekli kaydedildiğidir. Asgari çerçeve şöyle:
"Sonraki adım" alanı defterin kalbidir. Her kayıtta tarihli bir sonraki adım yoksa defter bir arşivden öteye geçmez. Ayrıntılı bir liste için müşteri takip listesi nasıl hazırlanır rehberine bakabilirsiniz.
Not yazmayı bırakanların çoğu, notun uzun ve düzgün olması gerektiğini sandığı için bırakır. İşe yarayan not üç cümledir: ne konuşuldu, müşterinin tepkisi neydi, sonraki adım ne? Örneğin: "Kredi onayı bekliyor, bütçe ay sonuna kadar netleşecek. İki odaya razı ama balkon istiyor. Ayın yirmisinde ararım." Bu not altı ay sonra bile işe yarar. Alışkanlık için müşteri görüşme notları rehberi de yardımcı olabilir.
Müşterinin kişisel verisini gereğinden fazla toplamayın; sağlık, din gibi hassas bilgileri kaydetmeyin. Kişisel veri ve aydınlatma yükümlülükleri için güncel mevzuatı resmî kaynaktan doğrulayın.
Akşam toplu not yazmak, hafızaya güvenmenin başka bir biçimidir; on görüşmenin akşam yedisini hatırlarsınız. Notu görüşmenin hemen ardına çekin. Üç yol var:
Her ofisin hemen yazılıma geçmesi gerekmez. Şu belirtiler defterin sınırına geldiğinizi gösterir:
Bu belirtilerden ikisi veya daha fazlası varsa geçiş zamanı gelmiştir. Yazılım seçmeden önce defterin alan listesini sağlamlaştırın; kötü bir alan listesini yazılım yalnızca daha hızlı çoğaltır. Müşteri kaydının bir CRM içinde nasıl yürüdüğü için emlak ofisinde müşteri takibi yazısına bakabilirsiniz. RE-OS tarafında sıcak müşteri takibi sayfası, müşteriye özel portföy bağlantısı üzerinden ilgi işaretlerinin izlenmesini anlatıyor. Hafızanın bedelini görmek için bir hafta boyunca kaçan geri dönüşleri sayın; sonra reos'u açıp aynı müşterileri orada deneyin.
Tek başına çalışan varsayımsal bir danışman, yirmi dolayında aktif müşterisini bir tabloya aktarıyor. Tabloda altı sütun var: ad, telefon, ihtiyaç, son temas tarihi, sonraki adım ve sonraki adım tarihi. Her sabah tabloyu "sonraki adım tarihi" sütununa göre sıralıyor ve bugünün ilk beş işini yapıyor. Her görüşmeden sonra iki satır not düşüyor. Hafta sonunda sonraki adım tarihi geçmiş kayıtlara bakıyor: bir kısmını yeniden planlıyor, bir kısmını "beklemede" olarak işaretliyor. İkinci haftada danışman, daha önce unuttuğu iki müşteriye geri döndüğünü fark ediyor. Liste büyüdükçe bir yazılıma geçmenin gerekçesi de netleşiyor.
Günün ilk işi, sonraki adım tarihi bugün veya geçmiş olan kayıtları listelemek olsun. Liste günün sırasını kendiliğinden çıkarır, "bugün kimi aramalıyım?" sorusu kalmaz.
Hafta sonunda tarihi geçmiş kayıtları üç seçenekten birine bağlayın: yeni tarih ver, beklemeye al, kapat. Açık bırakılan ölü kayıt, gerçek müşterilerin görünmesini zorlaştırır. İlk hafta reos'ta her akşam beş dakika, o gün konuşulan müşterilerin kaydına bakın.
Ay sonunda kaç yeni kayıt açıldığına, kaçının görüşmeye döndüğüne ve kaç kaydın kapandığına bakın. Rakamlar küçük olsa bile eğilimi gösterir; hangi kaynaktan gelenlerin daha ilgili çıktığı, reklam ve ilan emeğinizi nereye vereceğinizi belirler.
"Aklımda tutarım" bir noktaya kadar işler, ama o nokta göründüğünden erken gelir. İyi bir defter sonraki adımı merkeze alır, notu görüşmenin hemen ardından yazdırır ve ekipte okunabilir kalır. Ofis büyüdüğünde sistemler bu düzeni destekler; düzen yoksa araç tek başına fark yaratmaz. Yarın sabah, sonraki adım tarihi geçmiş müşterileri sayın; çıkan sayı, defterin nerede aksadığını söyler.
reos, RE-OS'un arama ve sohbette kullanılan kısa yazılışıdır; emlak ofislerinin müşteri takibini tuttuğu sistemin adıdır. Defterdeki alanların sistemde nasıl karşılık bulacağını yazıdaki alan listesinden okuyabilirsiniz.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Olur; ancak arama, sıralama ve ekip içi paylaşım zorlaşır. Birden fazla kişi çalışıyorsa ortak bir kayıt daha uygundur.
Her görüşmeyi uzun uzun değil, sonuç ve sonraki adımı kısaca kaydedin. Kritik olmayan kısa temaslar için tek satır yeterlidir.
Saklama süreleri ve hukuki dayanak mevzuata bağlıdır; güncel resmî kaynaktan veya hukuk danışmanından doğrulayın.
Alan sayısını azaltın, ilk haftada yalnızca "sonraki adım" alanını zorunlu tutun ve defterin onlara sağladığı faydayı gösterin.
Sonraki adım: RE-OS Sıcak Müşteri Takibi
Konu kümesi: Müşteri adayı ve takip düzeni
Yer gösterme bittiğinde iş bitmiş sayılmaz; çoğu zaman asıl satış o andan sonra başlar.
Gün içinde en çok kaybolan bilgi, ayakta, arabada ya da kapı önünde öğrenilen bilgidir.
Bir müşteriye birkaç portföy göndermek, emlak danışmanlığının en rutin işlerinden biri.
"Müşterimi unutmam, hepsi aklımda." Emlak sektöründe belki de en sık duyulan cümlelerden biridir ve bir noktaya kadar doğrudur. On müşteriyle çalışırken hafıza gerçekten işe yarar. Yirmi beş müşteriye, kırk portföye ve onlarca telefon görüşmesine geldiğinizde ise hafıza, en güvenilmez kayıt sistemi hâline gelir. Unutulan şey çoğu zaman en önemsiz görünen detaydır: müşterinin "ay sonunda yeniden arayın" demesi, kredi onayı beklemesi ya da çocuğunun okul tercihi. Defterden RE-OS (reos) gibi bir sisteme geçmek zorunlu değil; önce defterin neyi kaçırdığına bakın.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
