Son güncelleme:
İki yazılım arasında kalan ofis sahiplerinin çoğu aynı hatayı yapar: önce özellik listelerini yan yana koyar, sonra "hangisinde daha çok kutucuk işaretli" diye bakar. Oysa bir emlak ofisi için yazılımın değeri, sahadaki danışmanın, masadaki asistanın ve ofisi yöneten kişinin her gün yaptığı işi ne kadar kolaylaştırdığıyla ölçülür. Kararsızsanız, RE-OS (reos) ile OfisCRM'i tartmadan önce ofisinizin büyüklüğünü ve rollerini tarif etmek işe yarar.
Önce ofisi, sonra yazılımı konuşalım. OfisCRM'in özellik ve fiyat bilgisi bu yazıda yok; onları ürünün sitesi ve deneme hesabı güncel haliyle gösterir. Burada ofisinizin büyüklüğüne göre hangi sorunun öne çıktığına ve RE-OS tarafında nelere bakabileceğinize değiniyoruz.
Ofisin büyüklüğü, aynı yazılımdan beklentiyi değiştirir. Kendinizi üç profilden birine yerleştirmek karşılaştırmayı hızlandırır.
Öncelik hızdır: telefondan portföy girmek, müşteriyi unutmamak, hatırlatma almak. Rol ve yetki yapısı neredeyse hiç kullanılmaz. Bu profilde karmaşık bir ofis sistemi, fayda yerine yük getirebilir. Tek kişilik kullanım için ayrıca emlak danışmanları için hazırlanan sayfaya bakabilirsiniz.
Burada asıl mesele görünürlük ve düzendir. Kim hangi müşteriyle ilgileniyor, hangi portföyün yetkisi nerede, haftalık toplantıda hangi rakamlara bakılacak? Rol ayrımı, ortak kayıt standardı ve basit raporlar öne çıkar.
Veri düzeni, şubeler arası paylaşım ve yetki sınırları belirleyicidir. Hangi şubenin hangi kaydı görebileceği, merkezin neyi toplulaştırabileceği ayrı ayrı sorulmalıdır. Bu yapı için çok şubeli ofisler sayfası ve alt ofis rehberleri başlangıç noktası olabilir.
Her soru için iki üç cümlelik yazılı bir cevap isteyin; cevapsız kalan soru, satın aldıktan sonra karşınıza sürpriz olarak çıkar. Altı soruyu RE-OS.com kurucusu Hüseyin Öztürk sıraladı, ağırlığı kendi profilinize göre verin.
Ofis yönetimi tarafında ofis ve kullanıcı yönetimi sayfasında ofis ve kullanıcı ekleme, geçici yetkilendirme ve müşteri paylaşım ayarı gibi başlıklar anlatılır; hangi rolün hangi menüyü gördüğü role göre değiştiği için bunu deneme hesabında kendi rol senaryonuzla sınayın. Ekip performansı için performans raporları sayfasına, ortak çalışma için ise MLS portföy-talep havuzu sayfasına bakabilirsiniz; MLS için paket koşullarını fiyatlar sayfasından teyit edin. Denemede devir ve yetki adımını özellikle izleyin; reos'ta bu adımın kaç tıklama sürdüğünü, OfisCRM'dekiyle yan yana yazın.
Hangisinin uygun olduğuna sizin profiliniz ve denemede gördükleriniz karar verir.
İki ürünü de aynı hafta içinde aynı kişilerle deneyin. Senaryo gerçek iş akışınızdan alınmalı:
Varsayımsal örnek: dört kişilik bir ofis bu haftanın sonunda en çok vakit kaybettiren adımın devir işlemi olduğunu görüyor. Bu bilgi, özellik listesinde hiçbir satırda görünmeyecek bir karar ölçütüdür. Örnekte ofis, devir adımını daha az tıklamayla bitiren ürüne yöneliyor; sizin ofisinizde ölçüt başka olabilir.
Yazılımı tek bir kullanıcı gözüyle değerlendirmek yanıltıcıdır. Aynı ofiste en az üç farklı beklenti vardır ve deneme sırasında her birini ayrı sınamak gerekir.
Sabah ilk baktığı şey ofisin genel durumudur: bekleyen işler, yeni gelen talepler, süresi dolmak üzere olan yetkiler. Akşam ise ekibin ne yaptığını özetleyen bir görünüm ister. Denemede şu soruyu sorun: "Bütün bunları görmek için kaç ekran açıyorum ve hiçbir danışmanı aramadan bilgiye ulaşabiliyor muyum?"
Danışman çoğu zaman kapının önünde, arabada ya da müşterinin salonundadır. Onun için en değerli şey, birkaç dokunuşla kayıt açıp görev ekleyebilmesidir. Telefon ekranında yarım kalan bir form, akşam masa başında tamamlanmak üzere ertelenir ve çoğu zaman unutulur. Yeni müşteri kaydının telefonda baştan sona bitip bitmediğine denemede bakın; soru reos için de OfisCRM için de aynıdır.
Asistan genellikle toplu girişi, belge düzenini ve randevu takibini yürütür. Kendisine verilen yetkinin kapsamı ve yaptığı değişikliğin başkalarını nasıl etkilediği, onun için günlük bir meseledir. Yetkisi çok dar olursa iş yavaşlar, çok geniş olursa veri riske girer. Küçük bir ofiste kurulum süresini de ölçüt yapın.
Üç rol de aynı deneme günü senaryosunu yürütüp notlar yan yana konunca, özellik listesinde görünmeyen bir tablo çıkar.
Listede olması, ofisinizin o özelliği kullanacağı anlamına gelmez. Gerçekten kullanacağınız on özelliği belirleyin ve yalnızca onları derinlemesine deneyin.
Kullanıcı sayısı, kayıt kapasitesi ve ek modüller toplam maliyeti değiştirebilir. Aynı senaryoyu iki üründe fiyatlandırın ve yazılı teklif isteyin.
Yazılımı en çok kullanacak kişiler danışmanlardır. Seçimi yalnızca yönetici yaparsa benimsenme zorlaşır. Deneme haftasında danışmanların geri bildirimini alın; reos'ta ve OfisCRM'de takıldıkları ekranı yazdırın.
Karar anına yaklaştığınızda ekibin ortak bir sayfada üç şeyi yazması yararlıdır: seçilen ürünün ofis için çözdüğü iki sorun, hâlâ çözülmemiş bir sorun ve sözleşmeden önce yazılı alınacak üç taahhüt. Çözülmemiş sorunu baştan yazmak, üç ay sonra "bunu zaten biliyorduk" diyebilmenizi sağlar.
Taahhütler arasında deneme süresinin kapsamı, verinin dışa aktarılabilirliği ve destek kanalları yer almalıdır. Kişisel veri işleme konusunda sözleşme ekleri ve güncel mevzuat için hukuk danışmanınıza veya resmî kaynaklara başvurun.
Bir akşam ayırıp ofis profilinizi tek cümleyle yazın: kaç kişi, hangi roller, şube var mı. Sonra altı soruyu o cümleyle okuyun ve size en çok dokunan ikisini seçin. İki ürünü de o iki soru üzerinden bir hafta deneyin; OfisCRM mi RE-OS mu sorusunun cevabı genellikle o haftanın notlarında çıkar.
RE-OS'u tireyi atlayıp reos diye yazanlar da aynı emlak ofisi sistemini arıyor: portföy, müşteri ve ekip düzeni tek yerde. Kendi ofisinize uyup uymadığını yazıdaki üç profille yoklayabilirsiniz.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
İki üç kişilik ekipte basit bir ayrım yeterli olabilir; ofis büyüdükçe yetki düzeni önem kazanır. Bugün gerekmiyorsa bile ileride gerekecek mi diye sormak yerindedir.
Aktarım, mevcut sistemin dışa aktarım biçimine bağlıdır. Yedek almadan geçiş yapmayın ve önce küçük bir örnek grupla deneyin.
Bir iş haftası genellikle temel akışları görmek için yeterlidir; aylık rapor gibi uzun döngülü işler için daha uzun gözlem gerekebilir.
Yalnızca ürünün resmî sitesinden veya satış temsilcisinden, yazılı teklif olarak.
Sonraki adım: RE-OS Ofis ve Kullanıcı Yönetimi
Konu kümesi: Emlak CRM seçimi ve karşılaştırma
Birçok emlak ofisinin kayıt düzeni yıllar içinde büyümüş bir Excel tablosuna dayanır.
CRM, Customer Relationship Management ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede müşteri ilişkileri yönetimi diye karşılanır.
Emlak CRM karşılaştırması aramak, çoğu zaman hazır bir "sıralama listesi" aramaktır.
İki yazılım arasında kalan ofis sahiplerinin çoğu aynı hatayı yapar: önce özellik listelerini yan yana koyar, sonra "hangisinde daha çok kutucuk işaretli" diye bakar. Oysa bir emlak ofisi için yazılımın değeri, sahadaki danışmanın, masadaki asistanın ve ofisi yöneten kişinin her gün yaptığı işi ne kadar kolaylaştırdığıyla ölçülür. Kararsızsanız, RE-OS (reos) ile OfisCRM'i tartmadan önce ofisinizin büyüklüğünü ve rollerini tarif etmek işe yarar.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
