Son güncelleme:
Ortak çalışma, iki ofisin birbirinin güçlü yanını kullanmasıdır: biri portföyü bulur, diğeri alıcıyı getirir. Satış kapandığında ise çoğu zaman tek bir soru gündeme gelir: "Komisyonu nasıl paylaşıyoruz?" Bu sorunun cevabı satıştan sonra aranırsa, ilişki zarar görür. Cevap, işe başlamadan önce yazılı olarak verilmişse, ortaklık güven üretir. Komisyon paylaşımının kayda nasıl geçtiğini anlatıyor, sonda RE-OS (reos) ile ilgili kısa bir not ekliyoruz.
Komisyon oranı, yetki kapsamı ve vergi ayrıntıları taraflar arasındaki anlaşmaya ve güncel mevzuata bağlı olduğundan yazıda rakam yok. Elinizde kalacak olan, anlaşmanın nasıl kayda geçeceğine dair bir düzen.
İki ofis arasındaki komisyon tartışmalarının büyük bölümü kötü niyetten değil, belirsizlikten çıkar. "Ben alıcıyı yönlendirmiştim", "Ben yer göstermiştim", "Sen fiyat pazarlığına katılmadın" gibi cümleler, kimin ne yaptığının kayıtsız kaldığını gösterir. Ortaklık baştan şu soruların cevabını verebilmelidir:
Ortaklığa konu portföyü açıkça tanımlayın: adres, ada-parsel ya da ilan numarası ve yetkili ofis. Yetki belgesinin geçerlilik tarihini ve türünü kaydedin. Yetki çeşitleri için yetkilendirme sözleşmesi rehberine bakabilirsiniz.
Komisyonun hangi oranda ya da hangi esasla paylaşılacağı, taraflarca kararlaştırılır ve yazılı olarak teyit edilmelidir. Paylaşımın yalnızca satıştan alınan hizmet bedeli üzerinden mi, yoksa iki taraftan alınan toplam üzerinden mi hesaplanacağı net olmalıdır. KDV'nin dahil mi hariç mi olduğu da ayrıca yazılmalıdır; vergi sonuçları için güncel mevzuatı resmi kaynaktan ve mali müşavirinizden doğrulayın. Kararı iki ofisin de görebileceği tek bir kayda yazın; reos'ta bu not müşteri ve portföy kaydının yanında durabilir.
Her ofisin neyi üstlendiğini yazın: yer gösterme, fiyat pazarlığı, belge toplama, tapu randevusu, müşteri iletişimi. Roller yazılı olduğunda katkı tartışması kişisel olmaktan çıkar.
Alıcının ve mal sahibinin bilgileri iki ofis arasında paylaşıldığı için, kişisel verilerin yalnızca bu iş amacıyla kullanılacağına dair bir kural koymak gerekir. Bir ofisin diğerinin müşterisini doğrudan arayıp ortaklığı dışarıda bırakması, en sık yaşanan güven kırılmasıdır.
Anlaşma imzalandıktan sonra da kayıt tutmak gerekir. Aşağıdaki liste, çoğu ortak çalışma için yeterli bir iskelet sunar:
Liste uzun görünebilir, ancak her madde zaten yapılan bir işin kaydıdır. Eksik olan kayıt, ek bir iş değil, ek bir satırdır.
Varsayımsal örnek: A ofisi bir dairenin yetkili portföyünü alıyor ve ortak çalışmaya açıyor. B ofisinin danışmanı kendi müşterisine daireyi gösteriyor. İki ofis, yer gösterme öncesinde e-posta ile "paylaşım şekli taraflarca belirlenen esasa göre" cümlesini içeren kısa bir anlaşma notunu teyit ediyor. Gösterimden sonra B ofisinin danışmanı yer gösterme formunu dolduruyor ve A ofisine kopyasını gönderiyor. Teklif aşamasında iki ofis ortak bir not kanalı kullanıyor. Satış kapanınca, kapanış kaydında iki ofisin aldığı hizmet bedeli ve paylaşım tablosu yazılıyor. Hiçbir aşamada "sen ne yapmıştın" tartışması çıkmıyor, çünkü her adımın tarihli bir izi var. Önceki görüşmelerin notları reos'taki müşteri geçmişinde durduğu için iki ofis aynı hikâyeyi baştan anlatmak zorunda kalmıyor.
Kapanışta kısa bir tablo hazırlamak anlaşmazlığı önler. Tabloda şu sütunlar yeterlidir: satış bedeli, alıcıdan alınan hizmet bedeli, satıcıdan alınan hizmet bedeli, KDV durumu, A ofisinin payı, B ofisinin payı ve ödeme tarihi. Her iki ofis tabloyu imzalar ya da yazılı olarak onaylar. Tabloyu portföy kapanış kaydına eklemek, ileride muhasebe ve raporlama için de tek bir kaynak oluşturur. Kapanış kaydı düzeni için portföy kapama ve hizmet bedeli takibi yazısına göz atabilirsiniz.
Bazı durumlar önceden düşünülmezse tartışma kaçınılmaz olur. Alıcı, ortaklık kurulmadan önce de iki ofisle görüşmüş olabilir. Mal sahibi, ortaklık sürerken fiyatı değiştirip başka bir ofisle yeniden anlaşmak isteyebilir. Satış, anlaşma süresi bittikten kısa süre sonra gerçekleşebilir. Alıcı da başka bir ofisin ilanına yönelerek taraf değiştirebilir. Anlaşmaya bir "koruma süresi" ya da "ilk temas kanıtı" maddesi koymak, kararı kişilerin hatırasına bırakmaz. Hukuki geçerlilik ve ispat konusunda bir hukuk danışmanının görüşünü alın.
Her ortaklıkta sıfırdan pazarlık etmek yorucudur. Standart bir ortak çalışma notu hem hız hem tutarlılık sağlar. Notta paylaşım esaslarının nasıl belirleneceği, hangi kayıtların tutulacağı ve anlaşmazlıkta kimin devreye gireceği yazabilir. Ortak çalışma kuralları için ortak çalışma ve MLS kuralları yazısı ek bir çerçeve sunar. Komisyon paylaşımının genel mantığı için komisyon paylaşımı ve ortak satış rehberini de inceleyebilirsiniz.
RE-OS'un MLS portföy ve talep havuzu özelliği, danışmanların portföy ve taleplerini paylaşıma açtığı iş ağını ve yönlendirme akışını anlatır. Ortaklığın nasıl kaydedileceği ve hangi paket koşullarına bağlı olduğu özellik sayfasında ve fiyatlar sayfasında yer alır. Yer gösterme formu ve portföy kapama kayıtları aynı müşteri ve portföy kaydıyla ilişkilendirilebildiğinde, ortaklığın izi tek yerde görünür. Komisyon paylaşım oranını belirlemek ise sistemin değil, taraflar arasındaki anlaşmanın konusudur.
Ortak çalışma sık yapılıyorsa her seferinde yeni metin yazmak yerine tek sayfalık bir şablon hazırlayın. Şablonda yalnızca doldurulacak alanlar kalsın: portföy tanımı, iki ofisin adı ve yetkilisi, yetki belgesinin türü ve tarihi, paylaşımın esası, KDV durumu, roller ve müşteri koruma maddesi. Şablonu bir kez hukuk danışmanına gözden geçirtmek sonraki ortaklıklarda zaman kazandırır. Doldurması beş dakikayı geçmemeli; geçerse danışmanlar atlamaya başlar ve yazılı düzen yine konuşulan düzene döner. Alanları reos'taki kayıt alanlarıyla aynı sıraya koyarsanız aynı bilgiyi iki kez yazmazsınız.
Satış gerçekleşmezse kaydı açık bırakmayın. Kimin hangi tarihte ve neden çekildiğini yazmak, aynı portföy aylar sonra yeniden gündeme geldiğinde eski tarafların hakkını ortaya koyar. Bu yazıdaki kayıt düzenini RE-OS.com Kurucusu Hüseyin Öztürk ile birlikte gözden geçirdik. Bir sonraki ortak çalışmanızdan önce yalnızca portföyün yetkisini ve paylaşım şeklini yazılı hale getirin; gerisini süreç içinde tamamlarsınız.
Reos, RE-OS emlak CRM'ini anlatan kısa ad. Ortak portföy işinde müşteri, portföy ve görevlerin tek kayıtta durmasını isteyen ofisler bu sistemi kullanır.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık değildir.
Yazar/Editör: Hüseyin Öztürk, RE-OS.com Kurucusu
Oran taraflar arasındaki anlaşmaya bağlıdır. Yazılı olarak ve satıştan önce teyit edilmesi, sonradan çıkabilecek tartışmaları azaltır.
Alıcıyı hangi ofisin, ne zaman ve hangi portföyle buluşturduğunu gösteren tarihli bir kayıt sağlar.
İş amacıyla ve gerekli olduğu ölçüde paylaşılabilir. Kişisel veri ve aydınlatma yükümlülükleri ayrıca değerlendirilmelidir.
Yapılabilir ama riskli olur. Kimin ne yaptığı kayıtlı değilse tartışma çıktığında dayanak bulmak zorlaşır.
Hizmet bedeli ve paylaşımın vergisel sonuçlarını mali müşavirinizle netleştirin.
Sonraki adım: RE-OS MLS Portföy ve Talep Havuzu
Konu kümesi: Portföy, ilan ve pazarlama
Bir ilan yayına girdiğinde "bitmiş" sayılır; oysa çoğu zaman yarımdır.
Her ofisin portföyünde onlar vardır: haftalardır, hatta aylardır yayında duran ama bir türlü gösterim bile getirmeyen ilanlar.
İlan açıklaması yazmak, emlak danışmanlarının en çok zaman harcadığı ve en sık ertelediği işlerden biri.
Ortak çalışma, iki ofisin birbirinin güçlü yanını kullanmasıdır: biri portföyü bulur, diğeri alıcıyı getirir. Satış kapandığında ise çoğu zaman tek bir soru gündeme gelir: "Komisyonu nasıl paylaşıyoruz?" Bu sorunun cevabı satıştan sonra aranırsa, ilişki zarar görür. Cevap, işe başlamadan önce yazılı olarak verilmişse, ortaklık güven üretir. Komisyon paylaşımının kayda nasıl geçtiğini anlatıyor, sonda RE-OS (reos) ile ilgili kısa bir not ekliyoruz.
Eğitimlere katılın, ekran görüntülerini inceleyin; hazır olduğunuzda üye olun, destek ekibimiz sizinle iletişime geçsin.
ETBİS’e Kayıtlıdır. 
Bilgilerinizi bırakın, sohbete devam edin. Reos ekibi en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.
